Regolamento per rimborsi delle spese di viaggio e missioni amministratori
PROVINCIA DI VICENZA
REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEI RIMBORSI
DELLE SPESE DI MISSIONI ISTITUZIONALI E DI VIAGGIO
DEGLI AMMINISTRATORI DELLA PROVINCIA DI VICENZA
Approvato con deliberazione del Consiglio Provinciale n. 31 in data 27/11/2023
Entrato in vigore il 27/11/2023
INDICE
Capo I – AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 - Oggetto del regolamento
Capo II – MISSIONI DEGLI AMMINISTRATORI PER ATTIVITÀ SVOLTE AL DI FUORI DEL
TERRITORIO DEL COMUNE DI VICENZA
Articolo 2 - Inpiduazione delle missioni
Articolo 3 – Autorizzazione alle missioni
Articolo 4 - Criteri per l’utilizzo del mezzo di trasporto
Articolo 5 - Rimborso spese di soggiorno e di viaggio
Articolo 6 - Rimborso delle spese per missioni e documentazione
Capo III–SPESE DI VIAGGIO DEGLI AMMINISTRATORI RESIDENTI AL DI FUORI DEL
TERRITORIO DEL COMUNE DI VICENZA
Articolo 7 - Rimborso spese di viaggio
Capo IV – DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 8 - Entrata in vigore
MODULISTICA ALLEGATA
Modello n. 1: Autorizzazione utilizzo del mezzo privato
Modello n. 2: Richiesta di rimborso spese viaggio
Modello n. 3: Richiesta di rimborso spese di missione
CAPO I
AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1
Oggetto del regolamento
1. Il presente regolamento disciplina le modalità per il rimborso delle spese di viaggio
e soggiorno relative alle missioni istituzionali da parte degli amministratori provinciali che, in
ragione del proprio mandato, si rechino fuori dal territorio comunale ove ha la sede
istituzionale la Provincia ai sensi dell’art. 84, comma 1, del D.Lgs. n. 267/2000.
2. Il presente regolamento disciplina altresì le modalità per il rimborso delle spese di
viaggio sostenute dagli amministratori provinciali, che risiedono fuori del capoluogo, per la
partecipazione alle sedute dei rispettivi organi, nonché per la presenza necessaria presso la
sede degli uffici per lo svolgimento delle funzioni proprie o delegate ai sensi dell’art. 84,
comma 3, del D.Lgs. n. 267/2000.
CAPO II
MISSIONI DEGLI AMMINISTRATORI PER ATTIVITA’ SVOLTE AL DI FUORI
DEL TERRITORIO DEL COMUNE DI VICENZA
Articolo 2
Inpiduazione delle missioni
1. Costituisce missione qualunque attività svolta dagli amministratori al di fuori del
territorio del comune ove ha sede istituzionale la Provincia di Vicenza connessa all’esercizio
del mandato e delle funzioni esercitate o in occasione di manifestazioni ove la Provincia deve
essere rappresentata, ivi compresa la partecipazione a seminari di studio, congressi, convegni
e riunioni in genere, comunque attinenti all’attività della Provincia di Vicenza e con le
deleghe di competenza e con autorizzazione di cui all’art. 3 del presente regolamento.
2. Ai soli fini dell'applicazione del presente regolamento, le missioni degli
Amministratori si distinguono in:
a. missioni nell'ambito del territorio nazionale; ai fini del presente regolamento, le
missioni nel territorio della Repubblica di San Marino e dello Stato della Città del
Vaticano sono equiparate alle missioni nell'ambito del territorio nazionale;
b. missioni al di fuori del territorio nazionale.
3. La partecipazione degli Amministratori a missioni, incontri, eventi, cerimonie,
manifestazioni e/o attività convocate all’interno del territorio comunale dove la Provincia di
Vicenza ha la sede legale, ma al di fuori dei locali della sede stessa dell’Ente, non determinerà
alcun tipo di rimborso.
Articolo 3
Autorizzazioni alle missioni
1. Tutte le missioni devono essere preventivamente autorizzate dal Presidente della
Provincia. In mancanza di autorizzazione le relative spese non potranno essere rimborsate.
2. Per il Presidente della Provincia non necessita autorizzazione alcuna e i suoi viaggi e
missioni sono dallo stesso certificati in sede di rendicontazione delle relative spese.
Articolo 4
Criteri per l’utilizzo del mezzo di trasporto
1. Ai fini di tutto quanto previsto al precedente articolo 2, gli Amministratori devono
utilizzare prioritariamente i mezzi di trasporto pubblici o i mezzi in dotazione dell’Ente.
2. Gli Amministratori possono utilizzare il mezzo proprio solo qualora ricorra una delle
condizioni sotto riportate:
a. quando non sono sufficientemente disponibili i mezzi in dotazione dell’Ente;
b. quando i mezzi di trasporto pubblici non servono il percorso o quando gli orari degli
stessi risultino inadeguati e, quindi, il loro utilizzo sia inconciliabile con le attività
istituzionali e/o con l’espletamento delle incombenze connesse al mandato o alla
singola missione;
c. quando, in considerazione della lunghezza del percorso, nonché della zona di
provenienza, l’unico mezzo di trasporto pubblico adeguato, ai sensi di quanto
contenuto nella precedente lettera b), al regolare svolgimento quotidiano delle attività
istituzionali connesse al mandato amministrativo, è il taxi, ciò ad avvenuto riscontro
della non convenienza economica dell’utilizzo dello stesso;
d. quando nella stessa giornata è previsto il trasferimento in più luoghi;
e. quando l’uso del mezzo proprio risulti in ogni caso economicamente più conveniente,
consentendo un più rapido rientro evitando, quindi, spese ulteriori, per esempio quelle
di pernottamento o ulteriori oneri.
3. L'uso dei taxi e dei mezzi noleggiati è comunque sempre ammesso nelle missioni
dalle stazioni ferroviarie e di autolinee e da aeroporti per raggiungere alberghi, uffici o sedi
istituzionali di altri Enti.
4. Non è consentito in nessun caso il rimborso di spese sostenute per sanzioni
amministrative comminate per violazioni al Codice della Strada, compiute con l’uso del
mezzo proprio o dell’Ente.
Articolo 5
Rimborso spese di soggiorno e di viaggio
1. Agli Amministratori in missione ai sensi dell’art. 2, commi 1 e 2, del presente
regolamento è dovuto, oltre al rimborso delle spese di viaggio, il rimborso delle spese di
soggiorno effettivamente sostenute e documentate nella misura, limiti e modalità stabiliti dal
Decreto del Ministero dell'Interno 4 agosto 2011 (allegato al presente regolamento) e s.m.i.
Eventuali future rideterminazioni normative saranno automaticamente applicate.
2. Il rimborso delle spese di viaggio spetta nei limiti previsti dal vigente CCNL, Area
Dirigenziale – Regioni ed Autonomie Locali:
a. il rimborso delle spese per i viaggi in ferrovia, nave ed altri mezzi di trasporto
extraurbani è nei limiti del costo del biglietto di prima classe o equiparate;
b. il rimborso delle spese per i viaggi in aereo, se all'interno dei Paesi appartenenti al
Consiglio d'Europa, è nel limite del costo della classe economica;
c. il rimborso delle spese per i taxi e i mezzi di trasporto urbani;
d. in caso di utilizzo del mezzo proprio ai sensi di quanto previsto all'art. 4 comma 2,
all'Amministratore il rimborso delle spese di viaggio è come di seguito riconosciuto:
per spostamenti in ambito provinciale e regionale nella misura di 1/5 del prezzo
della benzina per ogni chilometro percorso. In aggiunta spetta il rimborso
dell'importo del pedaggio autostradale e del pagamento del parcheggio;
per spostamenti fuori dall’ambito regionale l’importo massimo pari al costo del
biglietto che l'Amministratore avrebbe sostenuto qualora fosse ricorso ai mezzi
pubblici. In aggiunta spetta il rimborso dell'importo del pedaggio autostradale e del
pagamento del parcheggio.
3. L'uso del mezzo di trasporto proprio deve essere autorizzato previa dichiarazione che
l'amministrazione è sollevata da qualsiasi responsabilità circa l'uso del mezzo proprio e per
eventuali sanzioni amministrative comminate per violazioni al Codice della Strada.
Articolo 6
Rimborso delle spese per missioni e documentazione
1. Le spese di viaggio e di soggiorno per missioni sono rimborsate, secondo la
disciplina prevista per gli amministratori degli enti locali, ai sensi del Decreto del Ministero
dell'Interno del 4 agosto 2011 e s.m.i. Eventuali future rideterminazioni normative saranno
automaticamente applicate.
2. Al fine di ottenere il rimborso, tutte le spese devono essere documentate
dall'Amministratore e devono riguardare la sola persona dell'Amministratore in missione.
3. L'Amministratore deve produrre alla Segreteria Direzione Generale, su apposita
modulistica allegata al presente regolamento, dichiarazione sulla durata e finalità della
missione con allegata la documentazione delle spese effettivamente sostenute con gli originali
delle relative fatture o ricevute fiscali, debitamente quietanzate o altra documentazione
secondo la normativa idonea a comprovare la spesa sostenuta. Qualora i documenti fiscali
presentati siano attinenti a più persone, le spese saranno rimborsate all'Amministratore in
misura per la quota parte di spettanza del medesimo.
4. La documentazione deve essere prodotta entro trenta giorni dall'avvenuta spesa.
5. La liquidazione delle spese è effettuata entro e non oltre trenta giorni dalla richiesta
di rimborso debitamente documentata.
CAPO III
SPESE DI VIAGGIO DEGLI AMMINISTRATORI RESIDENTI AL DI FUORI
DEL TERRITORIO DEL COMUNE DI VICENZA
Articolo 7
Rimborso spese di viaggio
1. Agli amministratori che risiedono fuori dal comune ove è la sede istituzionale della
Provincia di Vicenza, spetta il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione ad ogni
seduta del Consiglio Provinciale, dell’Assemblea dei Sindaci e delle riunioni del Consiglieri
Delegati nonché per la presenza necessaria in sede per adempimenti connessi alle proprie
deleghe e per incontri istituzionali espressamente autorizzati dal Presidente.
2. Qualora ricorrano le condizioni di cui al precedente art. 4, comma 2, e
l'Amministratore utilizzi il mezzo proprio o in uso, il rimborso delle spese di viaggio verrà
corrisposto nella misura di 1/5 del prezzo della benzina per ogni chilometro percorso. Nessun
rimborso è dovuto per il parcheggio in quanto l’Amministrazione mette a disposizioni degli
amministratori posti auto adeguati, salvo ipotesi in cui il posto auto messo a disposizione sia
oggettivamente non utilizzabile.
3. L'uso del mezzo di trasporto proprio deve essere autorizzato previa dichiarazione che
l'amministrazione è sollevata da qualsiasi responsabilità circa l'uso del mezzo proprio e per
eventuali sanzioni amministrative comminate per violazioni al Codice della Strada.
CAPO IV
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 8
Entrata in vigore
1. Sono abrogate le norme dei regolamenti vigenti e degli atti aventi forza analoga che,
comunque, risultino in contrasto con quanto disposto dal presente regolamento.
2. Il presente regolamento entra in vigore una volta penuta esecutiva la deliberazione
di approvazione.
3. Ai fini dell’accessibilità totale, il presente regolamento viene pubblicato sul sito
internet istituzionale, sezione “Amministrazione Trasparente”, sotto-sezione “Regolamenti”,
dove vi resterà sino a quando non sarà revocato o modificato; in quest’ultimo caso dovrà
essere sostituito con la versione rinnovata e/o aggiornata.
4. Sono da intendersi automaticamente recepite ed integralmente acquisite al presente
regolamento tutte le successive modificazioni ed integrazioni della normativa regolante la
specifica materia.
Modello 1
Provincia di Vicenza
Oggetto: richiesta motivata di utilizzo del mezzo privato al fine del rimborso delle spese di viaggio.
Il sottoscritto Consigliere ___________________________________________________________
in relazione alla partecipazione alle riunioni del Consiglio Provinciale, dei Consiglieri Delegati e
dell’Assemblea dei Sindaci, nonché per la presenza necessaria in sede per lo svolgimento delle
funzioni proprie o delegate e per le missioni al di fuori del territorio del comune di Vicenza
CHIEDE
di servirsi del mezzo proprio (autovettura di proprietà o in uso) in quanto:
• l’uso del mezzo proprio risulta più conveniente per l’Ente in termini economici, organizzativi,
temporali e di risultato ovvero nei casi meglio descritti al comma 2 dell’art. 4 del “Regolamento
per la disciplina dei rimborsi delle spese di viaggio e missioni istituzionali”
Al riguardo il sottoscritto dichiara di sollevare l’Amministrazione da ogni responsabilità civile e/o
penale per i danni che l’uso di detto mezzo potrà arrecare a cose o persone, in particolare a terzi, ai
trasportati o al mezzo stesso e per eventuali sanzioni amministrative comminate per violazioni al
Codice della Strada.
Vicenza lì _________________
Il Consigliere
__________________________
SI AUTORIZZA
Il Presidente
__________________________
Modello 2
PROVINCIA DI VICENZA
Il sottoscritto ____________________________________________________ Presidente / Vicepresidente /
Consigliere Provinciale chiede il rimborso delle seguenti spese di viaggio effettivamente sostenute nei mesi di
________________________________________________________, come previsto dalla normativa vigente e
dal “Regolamento per la disciplina dei rimborsi delle spese di viaggio e missioni istituzionali degli
amministratori della Provincia di Vicenza”:
Km percorsi
ORA ORA Spese sostenute come da
DATA LOCALITA' E CAUSALE ** con mezzo
INIZIO* FINE* documentazione allegata
proprio
Modello 2
Km percorsi
ORA ORA Spese sostenute come da
DATA LOCALITA' E CAUSALE ** con mezzo
INIZIO* FINE* documentazione allegata
proprio
* da compilare se il datore di lavoro richiede il rimborso degli oneri per permessi retribuiti (ex artt. 79 e 80 D.Lgs. 267/2000)
** specificare motivo del viaggio, non ammissibile causale generica per es. "Uffici" o "Presenza sede"
Data _________________________ Firma _________________________
Modello 3
Provincia di Vicenza
Al Segretario Generale
della Provincia di Vicenza
Oggetto: Rendiconto spese sostenute per missione.
Il sottoscritto Presidente / Vicepresidente / Consigliere Provinciale
_______________________________________________________________________________________
in riferimento alla missione presso ___________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
il giorno ______________________ / nei giorni dal _____________________ al ______________________
CHIEDE
la liquidazione del rimborso delle spese sostenute come di seguito dettagliate:
Partenza: data ________________________ ora _________________________
Ritorno: data ________________________ ora _________________________
- SPESE DI VIAGGIO - UTILIZZO MEZZO PROPRIO in quanto ricorrono le condizioni di cui al c. 2 dell’art. 4
del “Regolamento per la disciplina dei rimborsi delle spese di missioni istituzionali e di viaggio degli amministratori della
Provincia di Vicenza”:
Importo da liquidare
Km percorsi Importo calcolato dall’ufficio sulla base dei
Indennità chilometrica € prezzi medi mensili forniti dal Ministero
__________ dell'Ambiente e della Sicurezza Energetica
Spese autostradali €
Spese per il parcheggio €
Totale A €
- SPESE DI VIAGGIO - UTILIZZO ALTRI MEZZI :
n. biglietti Classe Importo da liquidare
Spese con mezzi terrestri e marittimi €
Spese con mezzi aerei €
Altre spese TAXI €
Totale B €
- SPESE DI VITTO ED ALLOGGIO :
Importo da liquidare
Spese pasti €
Spese alloggio €
Altre spese €
Totale C €
Modello 3
RIEPILOGO SPESE DA LIQUIDARE :
(Tot. A) - Spese di viaggio - Utilizzo mezzo proprio €
(Tot. B) - Spese di viaggio - Utilizzo altri mezzi €
(Tot. C) - Spese di vitto ed alloggio €
Totale della spesa sostenuta €
Data __________________________
Firma
_____________________________
Allegare documentazione spese sostenute.
Parte riservata alla Segreteria Direzione Generale
Sulla scorta della documentazione presentata, nel rispetto dei limiti fissati dal D.M. 04/08/2011 e
dal “Regolamento per la disciplina dei rimborsi delle spese di missioni istituzionali e di viaggio
degli amministratori della Provincia di Vicenza”, al Presidente / Vicepresidente / Consigliere
Provinciale ____________________________________________________ spetta un rimborso di
€ _______________________________.= per la missione di cui sopra.
Data ________________
IL SEGRETARIO GENERALE
___________________________________
MINISTERO DELL'INTERNO
DECRETO 4 agosto 2011
Intesa con la Conferenza Stato-Citta' ed autonomie locali,
concernente la fissazione della misura del rimborso delle spese di
viaggio e di soggiorno sostenute dagli amministratori locali in
occasione delle missioni istituzionali.
(GU n. 256 del 3-11-2011)
IL MINISTRO DELL'INTERNO
e
IL MINISTRO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
Visto il decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, recante
approvazione del testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti
locali;
Visto, in particolare, l'art. 84 del suddetto decreto legislativo,
come modificato dall'art. 5, comma 9, lettere a) e b), del
decreto-legge 31 maggio 2010, n. 78, convertito dalla legge 30 luglio
2010, n. 122;
Acquisita l'intesa della Conferenza Stato - citta' ed autonomie
locali nella seduta del 16 marzo 2011;
Decretano:
Art. 1
Oggetto
1. Le disposizioni del presente decreto si applicano agli
amministratori degli enti locali, di' cui all'art.77, comma 2, del
decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, che, in ragione del
proprio mandato, si rechino fuori dal capoluogo del comune ove ha
sede l'ente presso cui svolgono le funzioni pubbliche.
2. Agli amministratori di cui al comma 1 spetta il rimborso delle
spese di' viaggio e di soggiorno effettivamente sostenute e
documentate, in misura comunque non superiore a quanto previsto dal
presente decreto.
Art. 2
Rimborso delle spese di viaggio
1. In occasione di missioni istituzionali svolte fuori dal
capoluogo del comune ove ha sede l'ente di appartenenza, agli
amministratori degli enti locali spetta il rimborso delle spese di
viaggio entro i limiti stabiliti dal contratto collettivo nazionale
di lavoro del personale dirigente del computo Regioni - autonomie
locali.
Art. 3
Rimborso delle spese di soggiorno
1. In occasione delle missioni istituzionali di cui all'art. 2,
agli amministratori degli enti localispetta il rimborso delle spese
di soggiorno in misura non superiore ai seguenti importi:
a) euro 184,00 per giorno di missione fuori sede con
pernottamento;
b) euro 160,00 per missioni fuori sede che non superino 18 ore e
che prevedano un pernottamento;
c) euro 52,00 per missioni fuori sede di durata non inferiore a 6
ore;
d) euro 28,00 per missioni di durata inferiore a 6 ore, in luoghi
distanti almeno 60 Km dalla sede di appartenenza.
2. La durata della missione comprende i tempi occorrenti per il
viaggio.
3. Il criterio della distanza chilometrica indicato al comma 1,
lettera d), e' derogato in presenza di apposita dichiarazione
dell'amministratore locale con la quale si attesta l'avvenuta
consumazione di un pasto. In tal caso la misura massima del rimborso
e' pari ad euro 58.
4. Le misure fissate ai sensi del comma 1 non sono cumulabili.
5. La liquidazione del rimborso delle spese di cui all'art. 2 e al
presente articolo e' effettuata dal dirigente competente, su
richiesta dell'amministratore, corredata della documentazione delle
spese di viaggio e di soggiorno effettivamente sostenute e di una
dichiarazione sulla durata e le finalita' della missione.
6. Qualora dalla documentazione di cui al comma 5 risulti un
importo inferiore a quello derivante dall'applicazione dell'art. 2 e
del presente articolo, le spese liquidate sono quelle effettivamente
sostenute e documentate.
Art. 4
Rinvio all'autonomia normativa degli enti locali
1. Ferme restando le tipologie di missioni previste dall'art. 3,
comma 1, gli enti locali possono,
nell'esercizio della propria autonomia finanziaria, rideterminare
in riduzione le misure dei rimborsi. Gli enti dissestati e gli enti
in condizione deficitaria strutturale di cui all'art. 242 del decreto
legislativo 18 agosto 2000, n. 267, applicano una riduzione non
inferiore al 5% agli importi dei rimborsi di cui all'art. 3.
Art. 5
Abrogazione
1. E' abrogato il decreto del Ministro dell'interno e del Ministro
dell'economia e delle finanze in data 12 febbraio 2009, recante la
fissazione della misura del rimborso delle spese sostenute dagli
amministratori locali in occasione delle missioni istituzionali.
Roma, 4 agosto 2011
Il Ministero dell'interno
Maroni
Il Ministero dell'economia
e delle finanze
Tremonti
Registrato alla Corte dei conti il 29 settembre 2011
Ministeri istituzionali, Interno, registro n. 18, foglio n. 375