Manuale di Gestione Documentale
PROVINCIA DI VICENZA
Manuale di gestione dei documenti
informatici, del protocollo
informatico, dei flussi documentali
e degli archivi
(Manuale di gestione documentale)
Artt. 3, 4, 5 del DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013
“Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del
Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”
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INDICE PAG.
SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE 4
Articolo 1 - Ambito di applicazione 4
Articolo 2 - Definizioni 4
SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI 6
Articolo 3 - Area Organizzativa Omogenea e Unità Organizzativa Responsabile 6
Articolo 4 - Servizio gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 6
Articolo 5 - Compiti del responsabile del servizio ___________________ ______ 7
Articolo 6 - Unicità del protocollo informatico 7
Articolo 7 - Eliminazione dei protocolli di settore ______________________________ _ 8
Articolo 8 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 8
SEZIONE III - TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI 9
Articolo 9 - Distinzione dei documenti per tipologia______ ______9
SEZIONE IV - FORMAZIONE E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Articolo 10 - Formazione e sottoscrizione dei documenti informatici ______________________10
Articolo 11 - Le comunicazioni tra la Provincia ed i dipendenti ___________________________10
Articolo 12 - La notificazione degli atti ______________________________________________11
SEZIONE V - RICEZIONE DEI DOCUMENTI 12
Articolo 13 - Ricezione dei documenti informatici _______ ______12
Articolo 14 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici_______ ______12
Articolo 15 - Ricezione dei documenti cartacei ____ ______ 12
Articolo 16 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei ___ ______ 13
SEZIONE VI - REGISTRAZIONE E TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI_____ ______14
Articolo 17 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo____________________________14
Articolo 18 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo e repertori________________14
Articolo 19 - Registrazione di protocollo ____________________________________________14
Articolo 20 - Registrazione particolare di protocollo ___________________________________15
Articolo 21 - Annullamento delle registrazioni di protocollo _____________________________16
Articolo 22 - Registrazione di protocollo dei documenti in arrivo _________________________16
Articolo 23 - Registrazione di protocollo e trasmissione dei documenti in partenza ___________18
Articolo 24 - Registrazione di protocollo e trasmissione dei documenti interni (tra uffici) ______19
Articolo 25 - Segnatura di protocollo _______________________________________________20
Articolo 26 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici __________________________20
Articolo 27 - Segnatura di protocollo dei documenti cartacei _____________________________20
Articolo 28 - Predisposizione del registro giornaliero di protocollo ________________________21
Articolo 29 - Registro di emergenza ________________________________________________21
Articolo 30 - Differimento dei termini di registrazione __________________________________21
Articolo 31 - Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo _________22
Articolo 32 - Assegnazione dei documenti ____________________________________________22
SEZIONE VII - IL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE ____________________ _____ ______23
Articolo 33 - Sistema di classificazione dei documenti e dei fascicoli ____________23
SEZIONE VIII – FORMAZIONE, GESTIONE ED ARCHIVIAZIONE DEI FASCICOLI______24
Articolo 34 - Formazione, identificazione, gestione ed archiviazione dei fascicoli _____________24
Articolo 35 - Tipologie dei fascicoli _________________________________________________25
2
Articolo 36 - Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito __________________________25
Articolo 37 - Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e
formazione dell'archivio storico della Provincia ______________________________________25
SEZIONE IX - LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 22
Articolo 38 - Conservazione documenti informatici ______22
SEZIONE X – ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI___________________________________________ ______28
Articolo 39 – Accesso da parte degli utenti _________________________ ______ 28
SEZIONE XI – IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO_____ _______ 29
Articolo 40 – Il sistema di protocollo informatico della Provincia di Vicenza___ 29
ALLEGATI …............................................................................................................................... 31
Allegato n. 1 – AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO…..32
Allegato n. 2 – INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO
INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI E NOMINA DEL
RESPONSABILE …...................................................................................................................…...33
Allegato n. 3 - MODULO DI CONSULTAZIONE DELLA SEZIONE DI DEPOSITO E
STORICA DELL'ARCHIVIO …...............................................................................................…....35
Allegato n. 4 – PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHIVIO…………………………….... 36
Allegato n. 5 – PIANO PER LA SICUREZZA INFORMATICA…...........................……......…….64
Allegato n. 6 – MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI
INFORMATICI ….....................................................................................................................…....67
Allegato n. 7 – TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI
FASCICOLI…............................................................................................................................…..104
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SEZIONE I
AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI
Articolo 1
Ambito di applicazione
1. Il presente manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione, anche ai fini
della conservazione, dei documenti informatici e dei documenti cartacei e fornisce le istruzioni per
il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi della Provincia di Vicenza.
Articolo 2
Definizioni
1. Ai fini del presente manuale s’intende:
a) per AOO, l'insieme definito di unità organizzative che usufruiscono, in modo omogeneo e
coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali;
b) per archiviazione digitale, il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di
documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di
riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione;
c) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa a procedimenti in corso di
trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;
d) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa a procedimenti esauriti, ma
non ancora destinati istituzionalmente alla conservazione permanente;
e) per archivio storico, il complesso di documenti relativi a procedimenti esauriti e destinati,
previa operazione di scarto, alla conservazione permanente;
f) per area organizzativa omogenea, l’intera struttura organizzativa della Provincia;
g) per ARP, l'addetto alla registrazione di protocollo di ogni singola UOR;
h) per conservazione sostitutiva o conservazione documenti/fascicoli informatici, il processo
effettuato con le modalità di cui al DPCM 03/12/2013 “Regole tecniche sistema
conservazione”;
i) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto
di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa;
j) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti;
k) per dispositivo di verifica della firma, il programma informatico (software) adeguatamente
configurato o l'apparato strumentale (hardware) usati per effettuare la verifica della firma
elettronica;
l) per fascicolo, l’unità di base inpisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi
ad un procedimento amministrativo o ad un affare;
m) per firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema
di chiavi simmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite
la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
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manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici;
n) per gestione documentale, l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione,
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e
reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalla Provincia, nell’ambito
del sistema di classificazione d’archivio adottato;
o) per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza
predefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica di
HASH che assicura l’univocità del risultato;
p) per manuale, il presente manuale di gestione documentale;
q) per Provincia, la Provincia di Vicenza;
r) per piano di conservazione d’archivio, il piano contenente i criteri di organizzazione
dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel
rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
s) per registro di protocollo, la risultanza di tutti i documenti in arrivo, in partenza ed interni
registrati al protocollo;
t) per repertorio, il registro di documenti uguali per forma e persi per contenuto;
u) per RPA, il responsabile del procedimento amministrativo;
v) per RSP, il responsabile del Servizio Protocollo;
w) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in
forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di
identificare/inpiduare in modo inequivocabile il documento stesso;
x) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalla
Provincia per la gestione dei documenti;
y) per Servizio Protocollo, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, gestione dei
flussi documentali e degli archivi, gestito dall'Unità Complessa Archivio e Protocollo;
z) per testo unico, il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa e successive
modificazioni;
aa) per thesaurus, il vocabolario di un linguaggio di indicizzazione controllato, organizzato in
maniera formalizzata in modo che le relazioni a priori tra i concetti siano rese esplicite;
bb) per UOR, la struttura operativa responsabile, costituita da un complesso di risorse umane e
strumentali cui sono affidate competenze omogenee nell’ambito delle quali il personale
dipendente assume la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti
amministrativi.
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SEZIONE II
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 3
Area Organizzativa Omogenea e Unità Organizzativa Responsabile
1. E’ considerata Area Organizzativa Omogenea (AOO) l’insieme definito di unità
organizzative della Provincia che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi
per la gestione dei flussi documentali. La Provincia di Vicenza è strutturata in un’unica Area
Organizzativa Omogenea ed è dotata di un unico sistema di protocollo.
2. L’Unità Organizzativa Responsabile (UOR) è la struttura operativa della Provincia di
Vicenza, costituita da un complesso di risorse umane e strumentali cui sono affidate competenze
omogenee nell’ambito delle quali il personale dipendente assume la responsabilità della trattazione
di affari o procedimenti amministrativi. Le UOR che afferiscono all’unica AOO inpiduata nella
Provincia di Vicenza sono elencate nell’allegato n. 1 e definite sulla base della vigente struttura
organizzativa dell’Ente.
Articolo 4
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e
degli archivi
1. E’ il Servizio al quale sono attribuite le funzioni, anche di coordinamento, relative alla
gestione documentale, ossia le attività finalizzate alla registrazione, organizzazione, assegnazione e
reperimento dei documenti amministrativi (Art. 61 DPR 445/2000).
2. Nella Provincia di Vicenza, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, gestione
dei flussi documentali e degli archivi (d'ora in poi Servizio Protocollo) è stato istituito con Delibera
di Giunta n. prot. 34656 n. reg. 271 del 23/06/2004 (allegato n. 2) ed è stato inpiduato nell’Unità
Complessa Archivio e Protocollo. A capo di tale Servizio è preposto il funzionario responsabile
dell’U.C. Archivio e Protocollo (d'ora in poi abbreviato come RSP); su proposta di questo viene
nominato un vicario che supplisce il responsabile in caso di sua assenza.
3. Il funzionario responsabile dell'U.C. Archivio e Protocollo è anche il Responsabile della
Gestione Documentale (art. 3, comma 1, lettera b, del DPCM 03/12/2013 Regole tecniche
protocollo informatico).
4. L' Addetto alle Registrazioni di Protocollo (ARP) non appartenente all’U.C. Archivio e
Protocollo, incaricato quindi di svolgere attività di registrazione, segnatura e archiviazione
nell’ambito della UOR di appartenenza, dipende funzionalmente dal Responsabile dell'U.C.
Archivio e Protocollo quando svolge tali attività e limitatamente al tempo di svolgimento.
5. Spetta al Responsabile dell’U.C. Archivio e Protocollo predisporre, ogni qualvolta la
situazione normativa o organizzativa lo esiga, un aggiornamento del presente Manuale da
sottoporre all'organo competente della Provincia per l’approvazione.
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Articolo 5
Compiti del responsabile del servizio
1. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e
degli archivi, nonché Responsabile della Gestione Documentale, svolge, fra l’altro, i seguenti
compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo
informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla
modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
della normativa vigente;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;
d) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione
dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;
e) autorizza con apposito provvedimento le operazioni di annullamento delle registrazioni di
protocollo;
f) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale
autorizzato e degli incaricati;
g) è responsabile dell'inserimento e aggiornamento dei dati relativi alla Provincia nell'Indice delle
Pubbliche Amministrazioni;
h) è responsabile del versamento nel sistema di conservazione dei documenti informatici
protocollati, come riportato nel Manuale della Conservazione (allegato n. 6).
Articolo 6
Unicità del protocollo informatico
1. Nella Provincia la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva.
Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal numero 1, all’inizio dell’anno
successivo. Il numero di protocollo è costituito da sette cifre numeriche.
2. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di
numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi
documenti sono strettamente correlati tra loro.
3. Non è consentito l’utilizzo del medesimo numero di protocollo per il documento di
risposta.
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Articolo 7
Eliminazione dei protocolli di settore
1. Con l’entrata in funzione del protocollo unico (01/01/2005) sono stati eliminati tutti i
protocolli di settore o comunque persi dal protocollo generale.
2. E' ammessa la registrazione su procedure informatiche particolari, perse dal protocollo,
di particolari tipologie di documenti, come descritto all'art. 18 paragrafo 2.
Articolo 8
Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la
partecipazione attiva di più soggetti ed uffici, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le
operazioni di propria competenza.
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SEZIONE III
TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI
Articolo 9
Distinzione dei documenti per tipologia
1. I documenti si distinguono in:
a) documenti ricevuti (in arrivo): sono i documenti che hanno rilevanza giuridico
probatoria, acquisiti dalla Provincia nell’esercizio delle proprie funzioni;
b) documenti spediti (in partenza): sono i documenti che hanno rilevanza giuridico
probatoria, prodotti dalla Provincia nell’esercizio delle proprie funzioni;
c) documenti interni (tra uffici): sono i documenti prodotti dalla Provincia aventi la
caratteristica di “provvedimento”e i documenti in genere scambiati tra gli uffici della
Provincia.
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SEZIONE IV
FORMAZIONE E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Articolo 10
Formazione e sottoscrizione dei documenti informatici
1. In applicazione del D. Lgs. 82/2005 “Codice Amministrazione Digitale” e del DPCM
13/11/2014 “Regole tecniche documenti informatici”, i documenti prodotti dagli uffici della
Provincia sono formati di norma in originale su supporto informatico e sottoscritti con firma
digitale. All'atto della registrazione di protocollo, il documento informatico deve essere sempre
associato alla registrazione stessa; anche gli allegati al documento principale sono formati su
supporto informatico e vanno associati alla registrazione di protocollo relativa.
I documenti informatici devono essere associati alla registrazione di protocollo nel formato
PDF/A, che rende possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali e che
rende il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l'integrità e
l'uniformità nel lungo periodo.
2. Per sottoscrivere un documento informatico si utilizza la “firma digitale” che possiede le
seguenti caratteristiche:
- autenticità: garantisce l’identità del sottoscrittore;
- integrità: assicura che il documento non sia modificato dopo la sottoscrizione;
- non ripudio: attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere
ripudiato dal sottoscrittore.
3. Ciascuna UOR inpidua i documenti che, per la loro specificità, possono o devono
continuare ad essere formati in originale su supporto cartaceo.
Articolo 11
Le comunicazioni tra la Provincia ed i dipendenti
1. La Provincia comunica di norma con i propri dipendenti a mezzo posta elettronica,
utilizzando l'indirizzo di posta elettronica (anche di PEC) comunicato dal dipendente al servizio
Personale a tale scopo.
2. Se il dipendente non comunica l'indirizzo di posta elettronica ove intende ricevere le
comunicazioni della Provincia, la comunicazione viene inviata all'indirizzo di posta elettronica
fornito dalla Provincia al dipendente con dominio @provincia.vicenza.it.
3. Parimenti, ciascun dipendente utilizza per le comunicazioni con la Provincia la posta
elettronica utilizzando la propria casella dichiarata al servizio Personale o la casella fornita dalla
Provincia con dominio @provincia.vicenza.it.
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4. Solo nel caso in cui la comunicazione telematica non sia possibile, o per il tipo di
comunicazione il mittente abbia la necessità di una ricevuta legalmente valida ed il destinatario non
ha una casella di PEC, si può ricorrere ai tradizionali sistemi di invio/consegna.
Articolo 12
La notificazione degli atti
1. La UOR che necessita di trasmettere un documento ad un destinatario esterno che dispone
di una casella di PEC, e per il quale è necessario avere la certezza della consegna, provvede ad
inviare il documento con la modalità “invio telematico via PEC” del sistema di protocollo. Il
documento deve essere formato su supporto informatico e firmato digitalmente. Tale invio, ai sensi
dell'art. 48, comma 2, del D.Lgs. 82/2005, equivale, salvo che la legge disponga persamente, alla
notificazione per mezzo della posta.
2. Nel caso in cui lo stesso documento debba essere notificato anche ad un soggetto privato
che non ha attivato e dichiarato una casella di PEC, verrà effettuata una copia cartacea conforme al
documento informatico originale a cura del RPA e detta copia conforme verrà trasmessa con le
modalità previste dalla L. 890/1982.
3. Nel caso in cui il documento da notificare debba essere trasmesso solo ad uno o più
soggetti privati che non hanno attivato e dichiarato una casella di PEC, il documento può essere
formato in originale su supporto cartaceo con firma autografa e trasmesso con le modalità previste
dalla L. 890/1982.
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SEZIONE V
RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 13
Ricezione dei documenti informatici
1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati alla Provincia è assicurata tramite due
caselle di posta elettronica istituzionale riservate a questa funzione: una casella di posta elettronica
ordinaria info@provincia.vicenza.it, ed una casella di posta elettronica certificata
provincia.vicenza@cert.ip-veneto.net .
2. La Provincia di Vicenza è dotata inoltre di altre tre caselle di posta elettronica certificata,
riservate a comunicazioni e scambio di documenti particolari:
- visitefiscali.provinciaVi@legalmail.it, per lo scambio di comunicazioni/documenti tra il Servizio
Personale e le Aziende ULSS in relazione alle visite fiscali ai dipendenti;
- istituzionali.provinciaVi@legalmail.it, per lo scambio di comunicazioni/documenti tra il Servizio
Segreteria Direzione Generale e gli amministratori della Provincia;
- areafinanziaria.provinciaVi@legalmail.it, per lo scambio di comunicazioni/documenti tra il
Servizio Bilancio ed altre entità pubbliche/private in relazione a documenti contabili.
3. I documenti trasmessi alla Provincia con qualsiasi mezzo telematico o informatico idoneo
ad accertarne la fonte di provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e, pertanto, vanno
protocollati (art. 45 D.Lgs. 82/2005) se rientrano nelle categorie di documenti da protocollare.
Articolo 14
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
1. Quando la Provincia riceve documenti per via telematica, il rilascio di ricevute attestanti
la consegna od il corretto invio avviene con le seguenti modalità:
- nel caso di ricezione sulla casella di PEC della Provincia di messaggi provenienti da
caselle di PEC: il gestore della casella PEC della Provincia invia al gestore della casella PEC del
mittente la ricevuta di avvenuta consegna;
- nel caso di ricezione sulla casella di PEC della Provincia di messaggi provenienti da
caselle di PEO (posta elettronica ordinaria), ovvero di ricezione di messaggi sulla casella di PEO
della Provincia: il Servizio Protocollo invia con lo stesso mezzo una conferma di ricezione se
espressamente richiesta dal mittente.
2. Nel caso di comunicazioni di PEC provenienti da amministrazioni interoperabili, il
sistema di protocollo invia automaticamente all'amministrazione mittente anche una conferma di
protocollazione.
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Articolo 15
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire alla Provincia attraverso:
a) il servizio postale ed i corrieri;
b) la consegna diretta agli uffici da parte degli utenti;
c) il fax.
2. I documenti cartacei inviati attraverso il servizio postale ordinario alla Provincia sono
ritirati direttamente dal Servizio Protocollo dall'impresa a cui è affidato il servizio di spedizione. I
documenti trasmessi attraverso corrieri vengono recapitati dagli stessi direttamente al Servizio
Protocollo.
3. I documenti consegnati a mano al Servizio Protocollo, se sono soggetti a registrazione
di protocollo sono protocollati direttamente dal personale del Servizio Protocollo. I documenti
consegnati a mano ad altri uffici sono protocollati direttamente dal personale protocollista di UOR.
4. I documenti ricevuti tramite fax vengono convogliati sull'apposita casella di posta
elettronica ordinaria gestita dal Servizio Protocollo tramite un sistema di “web fax”; nel caso in cui,
per motivi eccezionali, i documenti ricevuti non pervengano via web fax ma via telefax tradizionale,
quindi in formato cartaceo, verranno trattati come corrispondenza cartacea secondo le modalità
descritte nel successivo art. 22 di questo Manuale.
Articolo 16
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo
1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra
persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna,
l’ufficio che riceve il documento, se abilitato, esegue la registrazione di protocollo in arrivo e
rilascia la ricevuta. Per la stampa della ricevuta va utilizzata l’apposita funzione del sistema
informatico di protocollo.
2. In alternativa, l’ufficio che riceve il documento deve apporre sulla prima pagina del
documento ricevuto (sulla busta nel caso di plico sigillato) il timbro della Provincia con la data e
l’ora d’arrivo e la firma dell’operatore, quindi fotocopiare la pagina o la busta e consegnarla
all'interessato come ricevuta.
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SEZIONE VI
REGISTRAZIONE E TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 17
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
1. I documenti ricevuti, i documenti da inviare all'esterno ed i documenti interni aventi
caratteristica di provvedimento sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo,
indipendentemente dal supporto sul quale sono formati.
Articolo 18
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo e repertori
1. Sono esclusi dalla registrazione a protocollo, ai sensi dell’art. 53 comma 5 del DPR
445/2000:
- comunicazioni recanti normativa statale o regionale
- riviste, giornali, libri
- comunicazioni pubblicitarie
- inviti a manifestazioni varie
- documenti soggetti a registrazione particolare
2. Vi sono tipologie di documenti che vengono registrati sia su un apposito repertorio sia al
protocollo. I repertori attivati presso la Provincia sono:
- repertorio delle deliberazioni di consiglio provinciale;
- repertorio dei decreti presidenziali;
- repertorio delle determinazioni dirigenziali;
- repertorio delle fatture attive;
- repertorio delle fatture passive;
- repertorio delle notifiche;
- repertorio dei contratti.
3. I repertori delle fatture attive e passive vengono prodotti automaticamente dal sistema
informatico di protocollo; gli altri repertori vengono acquisiti annualmente al protocollo in forma di
file-tabella, con i metadati stabiliti in accordo tra RSP e responsabile del servizio che gestisce il
singolo repertorio, al fine di poter procedere alla loro conservazione.
Articolo 19
Registrazione di protocollo
1. Ciascuna registrazione di protocollo contiene i seguenti dati:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in
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forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati
in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) data di arrivo, se disponibile;
g) numero degli allegati, se disponibili;
i) descrizione sintetica degli allegati, se disponibili;
j) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione, se disponibile;
k) mezzo di ricezione o mezzo di spedizione, se disponibile;
l) UOR e RPA di competenza;
m) copie per conoscenza, se disponibili;
n) tipo di documento, se disponibile;
o) file del documento principale e degli allegati.
Articolo 20
Registrazione particolare di protocollo
1. Sono soggetti a registrazione particolare di protocollo i seguenti documenti:
documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Presidente che, se
resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi
prefissati;
documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al
buon andamento dell’attività amministrativa;
le tipologie di documenti inpiduati dalla normativa vigente.
2. Il protocollo particolare è utilizzato dal responsabile del Servizio Protocollo e, su
autorizzazione di questi, dagli ARP delle singole UOR.
3. La registrazione di protocollo particolare avviene assegnando alla stessa un particolare
tipo di visibilità:
visibilità “riservata”, utilizzata per i documenti interni “provvedimenti”: hanno
accesso ai documenti registrati con questo tipo di visibilità gli appartenenti alla
stessa UOR del responsabile del documento e che partecipano al procedimento
amministrativo relativo;
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visibilità “altamente confidenziale”, utilizzata per tutti le tipologie di documenti
perse da “provvedimenti”: di norma hanno accesso ai documenti registrati con
questo tipo di visibilità tutti gli appartenenti alla stessa UOR del responsabile del
documento;
visibilità “segreta”, utilizzata per documenti che devono essere sottratti alla visione
della generalità dei dipendenti: di norma hanno accesso ai documenti registrati con
questo tipo di visibilità il segretario-direttore generale ed i dirigenti/funzionari da
questi inpiduati.
4. L’accesso ai documenti protocollati con visibilità riservata, altamente confidenziale,
segreta, può essere consentito e modificato ogni volta che se ne rappresenti la necessità.
Articolo 21
Annullamento delle registrazioni di protocollo
1. Le informazioni non modificabili e l’impronta del documento informatico sono
annullabili dal personale del Servizio Protocollo con apposito provvedimento che indica i motivi
che rendono necessario l’annullamento.
2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate
dal sistema con un simbolo o una dicitura.
3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita
con le seguenti modalità:
a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma
non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e
contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;
b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un
solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione
di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale
memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla
data, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro,
che dovesse poi risultare errato.
c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate nella base dei
dati ed è consentita la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data,
all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Articolo 22
Registrazione di protocollo dei documenti in arrivo
1. Per documenti in arrivo si intendono i documenti pervenuti o comunque acquisiti dalla
Provincia nell’esercizio delle proprie funzioni. In linea generale, i documenti in arrivo su qualsiasi
formato vengono protocollati da parte del Servizio Protocollo. In casi particolari le UOR possono
essere autorizzati dal RSP a protocollare i documenti in arrivo di propria competenza.
2. I documenti in arrivo formati su supporto informatico pervengono alla Provincia con
queste modalità:
- tramite messaggi di posta elettronica certificata;
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- tramite messaggi di posta elettronica ordinaria;
- tramite scaricamento da pagine web, alle quali si accede mediante un URL o un link comunicato
dal mittente;
- tramite scaricamento da pagine web, a seguito di procedure online.
3. Documenti in arrivo formati su supporto informatico che pervengono tramite messaggi di
posta elettronica certificata: vengono acquisiti automaticamente dal sistema di protocollo in
modalità Bozza di registrazione di documento in arrivo; il Servizio Protocollo provvede a verificare
la corrispondenza corretta del mittente, se già presente in anagrafica, o a creare un elemento nuovo
di anagrafica nel caso di nuovo mittente; provvede quindi alla protocollazione e ad assegnare alla
UOR/RPA di competenza il documento protocollato. Ogni documento viene quindi visualizzato da
parte dell'ARP della UOR assegnataria ed inserito in fascicolo; se ritenuto non di competenza, viene
restituito al Servizio Protocollo, riportando la motivazione della restituzione nel campo Note.
4. Documenti in arrivo formati su supporto informatico che pervengono tramite messaggi di
posta elettronica ordinaria: se rilevanti dal punto di vista amministrativo, vengono inseriti nella
cartella “Posta in arrivo” della casella di PEC e quindi trattati come al punto precedente.
5. Documenti in arrivo formati su supporto informatico che vengono acquisiti tramite
scaricamento da pagine web, alle quali si accede mediante un URL o un link comunicato dal
mittente: l'ARP incaricato dal RPA provvede a scaricare il documento (o i documenti) come da
indicazioni ricevute dal mittente e ad associarli alla registrazione di protocollo relativa, inserendo
una annotazione riportante la modalità con la quale sono stati scaricati i file.
6. Documenti in arrivo formati su supporto informatico che vengono acquisiti tramite
scaricamento da pagine web a seguito di procedure online: per i procedimenti che vengono gestiti
con procedure online, la persona incaricata (RPA, ARP o altri) di inserire i dati/documenti con
questa modalità provvederà ad effettuare una stampa virtuale della risultanza di ogni singolo
inserimento e a trasmetterla all'ARP perchè venga registrata al protocollo.
7. La corrispondenza cartacea è regolarmente aperta dagli addetti del Servizio Protocollo o,
qualora venga consegnata direttamente nelle sedi decentrate della Provincia, dagli addetti di
ciascuna UOR incaricati della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti. La corrispondenza
nominativamente intestata non è aperta ed è consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo
averne preso visione, se il documento ricevuto è rilevante dal punto di vista amministrativo è tenuto
a trasmetterlo al servizio protocollo o all'ARP della propria UOR per la registrazione di protocollo.
8. Le buste cartacee in arrivo riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simile, o
comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non devono essere aperte.
Tali buste sono protocollate unicamente dal Servizio Protocollo, come da disposizione del Direttore
Generale n. 11155 del 12/02/2009, con l’apposizione della segnatura di protocollo direttamente
sulla busta, plico o simili, e vengono trattate come da disposizioni contenute nella circolare suddetta
ed eventuali successive circolari di modifica od integrazione.
9. I documenti cartacei privi di sottoscrizione ma di cui sia indicato l’autore sono soggetti a
registrazione di protocollo. I documenti privi di sottoscrizione e dei quali non è possibile
identificare l’autore sono soggetti a registrazione solo se contengono fatti di rilevanza
amministrativa o di competenza dell’autorità giudiziaria. In tutti i casi la mancata sottoscrizione e/o
identificazione dell'autore deve essere annotata nella registrazione di protocollo.
10. I documenti cartacei in arrivo vengono di norma protocollati da parte del Servizio
Protocollo, se consegnati o pervenuti nella sede centrale; se consegnati a mano in altre sedi, la UOR
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ricevente provvederà a trasmetterli subito al Servizio Protocollo per la protocollazione o a
protocollarli a cura del proprio ARP, se a ciò autorizzati dal RSP.
11. Ai documenti cartacei in arrivo che vengono protocollati va sempre associato il file pdf
risultante dalla scansione del documento cartaceo, allegati inclusi. Eccezionalmente si può derogare
dalla scansione del documento cartaceo e degli allegati se l'operazione risulta impossibile o
eccessivamente onerosa, avuto riguardo della rilevanza amministrativa del documento stesso. La
motivazione della mancata scansione, e quindi della mancata associazione del file (o dei file) alla
registrazione di protocollo, deve essere inserita con una annotazione nella registrazione stessa.
13. Il RPA può, a sua discrezione, inviare copie del documento ad altri dirigenti/dipendenti.
Il RPA è responsabile del documento ed è anche responsabile della corretta gestione del fascicolo
relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento si riferisce. Nel caso di
creazione di nuovo fascicolo, lo stesso deve essere classificato sulla base del Titolario di
classificazione; i documenti che vengono inseriti nel fascicolo assumono automaticamente la
classificazione del fascicolo stesso.
Articolo 23
Registrazione di protocollo e trasmissione dei documenti in partenza
1. Per documenti in partenza si intendono i documenti amministrativi redatti dal personale
appartenente all’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni ed inviati ad altre amministrazioni
pubbliche, ad imprese, a liberi professionisti, ad associazioni e fondazioni, a cittadini.
2. La registrazione a protocollo dei documenti in partenza avviene a cura del personale
protocollista della UOR competente. Il documento da spedire può essere formato con una delle
seguenti modalità:
- documento informatico con firma digitale;
- documento informatico senza firma, riportante comunque l'indicazione dell'autore del
documento, nel caso di comunicazioni con altre amministrazioni pubbliche per le quali è sufficiente
la validazione ai sensi dell'art. 47, comma 2, lettere b), c), d), D.Lgs. 82/2005;
- copia informatica (per immagine) di documento originale cartaceo, ottenuta tramite
scansione dello stesso, qualora il documento non possa essere prodotto su supporto informatico.
3. Nella fase di inserimento dei dati per la registrazione vanno inseriti correttamente i dati
relativi a ciascun singolo destinatario, avendo cura che lo stesso sia corredato dell'indirizzo di posta
elettronica certificata o, in mancanza, dell'indirizzo di posta elettronica ordinaria.
4. I documenti informatici e le copie informatiche di documenti originali cartacei in partenza
vengono trasmessi utilizzando preferibilmente questi strumenti:
- l'invio telematico tramite la posta elettronica certificata (PEC) utilizzando la funzione
apposita del sistema informatico di protocollo;
- il caricamento del documento in una pagina web con invio al destinatario della URL che
permette di accedere al documento stesso (modalità da usarsi nel caso di documenti di grandi
dimensioni che misurano, inclusi gli allegati, oltre i 20 MB o che, anche se di dimensioni inferiori,
debbano essere inviati ad una molteplicità di destinatari).
5. Nel caso in cui un documento debba essere inviato ad un cittadino che non ha attivato una
casella di PEC, ed il cittadino necessita di una copia conforme all'originale del documento, il
dirigente o il funzionario a ciò delegato dell'ufficio che ha formato l'atto provvede a stampare il
documento informatico e ad apporre sulla stampa stessa una dichiarazione di conformità
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all'originale informatico detenuto dalla Provincia secondo le modalità di rito impartite dal
Segretario Direttore Generale, nonché ad inviare/consegnare all'interessato detta copia conforme.
6. Nel caso in cui un documento debba essere inviato/consegnato ad un cittadino che non ha
attivato una casella di PEC ed al cittadino è sufficiente avere una copia semplice del documento
originale, l'ufficio che ha formato l'atto provvede a stampare il documento informatico, nonché ad
inviare/consegnare detta copia semplice.
7. Il RPA può, a sua discrezione, inviare copie del documento ad altri dirigenti/dipendenti. Il
RPA è responsabile del documento ed è anche responsabile della corretta gestione del fascicolo
relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento si riferisce. Nel caso di
creazione di nuovo fascicolo, lo stesso deve essere classificato sulla base del Titolario di
classificazione; i documenti che vengono inseriti nel fascicolo assumono automaticamente la
classificazione del fascicolo stesso.
Articolo 24
Registrazione di protocollo e trasmissione dei documenti interni (tra uffici)
1. Per documenti interni si intendono i provvedimenti ed i documenti trasmessi tra le UOR
della Provincia.
Tutti i documenti interni vengono formati su supporto informatico.
Si distinguono funzionalmente in:
a) documenti di preminente carattere informativo;
b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie informali e
le comunicazioni in genere scambiati tra le UOR; di norma non vanno protocollati.
Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio i provvedimenti
amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale tipologia
documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo.
2. La registrazione a protocollo dei documenti interni è effettuata:
- nel caso di deliberazioni di consiglio, determinazioni dirigenziali, decreti presidenziali: dal
Servizio Protocollo;
- in tutti gli altri casi: da parte del personale protocollista di UOR.
3. I documenti interni informatici vengono trasmessi con modalità telematiche, utilizzando
preferibilmente questi strumenti:
- l'invio di un link dal sistema di protocollo, che consente al destinatario di aprire la
registrazione di protocollo relativa al documento;
- la collocazione del documento in una cartella conpisa sul server, facendola seguire da un
avviso (mail o altro) al destinatario di modo che possa scaricarsi il documento;
- la posta elettronica, allegando il documento da trasmettere al messaggio o il link relativo.
4. Il RPA può, a sua discrezione, inviare copie del documento ad altri dirigenti/dipendenti. Il
RPA è responsabile del documento ed è anche responsabile della corretta gestione del fascicolo
relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento si riferisce. Nel caso di
creazione di nuovo fascicolo, lo stesso deve essere classificato sulla base del Titolario di
classificazione; i documenti che vengono inseriti nel fascicolo assumono automaticamente la
classificazione del fascicolo stesso.
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Articolo 25
Segnatura di protocollo
1. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contestualmente all'operazione di
registrazione di protocollo. Deve essere apposta sul documento cartaceo, o essere associata al
documento informatico, in modo permanente non modificabile e deve inpiduare ciascun
documento in modo inequivocabile.
Articolo 26
Segnatura di protocollo dei documenti informatici
1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica
volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup
Language (XML).
2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono le seguenti:
a) codice identificativo della Provincia;
b) codice identificativo della AOO;
c) numero di registrazione di protocollo;
d) data di registrazione di protocollo;
e) oggetto del documento;
f) mittente;
g) destinatario o destinatari.
3. Nel caso di documenti informatici spediti, si possono specificare anche le seguenti
informazioni:
h) persona o ufficio del soggetto destinatario;
i) identificazione degli allegati;
j) informazioni sul fascicolo.
4. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico
sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare dell'Agenzia per l'Italia Digitale
(AGID) del 23 gennaio 2013, n. 60.
Articolo 27
Segnatura di protocollo dei documenti cartacei
1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo in arrivo è realizzata attraverso
l’apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni:
a) denominazione dell'ente (Provincia di Vicenza); b) data di protocollo del documento; c) numero
di protocollo. E' opportuno che l'ARP inserisca inoltre manualmente, sotto il timbro: Titolo e Classe
del documento, Anno e N° del fascicolo ove viene inserito, UOR/RPA di assegnazione.
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Articolo 28
Predisposizione del registro giornaliero di protocollo
1. Il responsabile del Servizio Protocollo provvede alla produzione del registro giornaliero di
protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di
protocollo nell’arco del giorno lavorativo precedente.
2. Il registro giornaliero viene protocollato e trasmesso al sistema di conservazione,
garantendone l'immodificabilità del contenuto.
Articolo 29
Registro di emergenza
1. Il responsabile del Servizio Protocollo autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle
operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza ogni qualvolta per cause
tecniche non sia possibile utilizzare il sistema per un periodo non inferiore alle 4 ore.
2. In condizioni di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di
recupero dei dati:
a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione
nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema;
b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro
ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile del Servizio Protocollo può autorizzare
l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul
registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione;
c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il
numero totale di operazioni registrate;
d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati
nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea;
e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino
delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in
emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che
provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Articolo 30
Differimento dei termini di registrazione
1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti (in arrivo) sono effettuate di norma
nella stessa giornata di ricezione e comunque non oltre la giornata lavorativa successiva.
2. Nel caso che non sia possibile protocollare i documenti ricevuti nei termini sopracitati e
qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di
ricezione possa derivare un pregiudizio a diritti o legittime aspettative di terzi, l'ARP incaricato
deve chiedere al RSP l'autorizzazione ad effettuare registrazioni in modalità “differita”, che prevede
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l'indicazione nella registrazione della data di arrivo e delle cause del ritardo. Il RSP, con motivato
provvedimento, autorizza il differimento dei termini di registrazione.
3. Nel provvedimento di differimento dei termini devono essere inpiduati i documenti da
ammettere alla registrazione differita, le cause della stessa nonché il termine entro il quale la
registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata.
Articolo 31
Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo
1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo.
2. Agli eventuali originali cartacei dei documenti di cui al comma 1 successivamente
pervenuti sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai documenti
ricevuti per fax.
Articolo 32
Assegnazione dei documenti
1. Per l’assegnazione di un documento si intende l’operazione di inpiduazione della
struttura responsabile del procedimento (UOR), di quella a cui il documento eventualmente deve
essere inviato per conoscenza, del responsabile del procedimento (RPA).
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SEZIONE VII
IL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 33
Sistema di classificazione dei documenti e dei fascicoli
1. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico devono essere classificati
secondo un titolario di classificazione, indipendentemente dalle modalità di trasmissione
(documenti ricevuti, spediti, interni) e dal supporto sul quale sono formati. La classificazione è
l’operazione per l’organizzazione dei documenti e dei fascicoli, secondo un ordinamento logico.
2. Il sistema di protocollo informatico prevede un automatismo per cui il documento, nel
momento in cui viene inserito nel fascicolo di pertinenza, assume la classificazione del fascicolo
stesso. Se la classificazione del documento è difforme da quella del fascicolo, il documento all'atto
dell'inserimento nel fascicolo di pertinenza assume la classificazione del fascicolo.
3. Il titolario di classificazione adottato dalla Provincia è riportato nell’allegato n. 7 al
presente manuale.
23
SEZIONE VIII
I FASCICOLI
Articolo 34
Formazione, identificazione, gestione ed archiviazione dei fascicoli
1. Il fascicolo è un raccoglitore, nel quale vengono inseriti i documenti che riguardano lo
stesso affare o procedimento o argomento e che sono tra loro correlati. La fascicolazione è, quindi,
l'attività di riconduzione logica e materiale di un documento all'interno del fascicolo.
Il fascicolo può contenere documenti cartacei e documenti informatici.
I documenti informatici e le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con
l’ausilio di scanner, sono archiviati sul server del protocollo, in modo non modificabile, dopo
l'operazione di associazione degli stessi alla registrazione di protocollo. I documenti informatici
vengono successivamente inviati in conservazione con le modalità previste dal DPCM 03/12/2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione e dal Manuale di Conservazione (allegato
n. 6).
2. Il fascicolo rappresenta l’unità minima di archiviazione ed è inpiduato dai seguenti
elementi principali:
a) anno di apertura/creazione del fascicolo;
b) classificazione (Titolo/Classe);
c) numero, cioè un numero sequenziale attribuito automaticamente dal sistema informatico da 1 a n
con cadenza annuale;
c) oggetto, cioè una stringa di testo che descrive compiutamente l’argomento, l’affare o il
procedimento amministrativo.
Sono inoltre indicati: l’unità organizzativa responsabile della trattazione del procedimento
amministrativo o dell’affare cui quel documento si riferisce e il responsabile del fascicolo,
inpiduato dal dirigente. In caso di mancata inpiduazione, si assume che responsabile del
fascicolo è il dirigente responsabile della UOR.
3. L’operazione di fascicolazione (inserimento di un documento nel fascicolo di riferimento),
sia nel caso di documenti in arrivo che in partenza od interni, deve essere effettuata dal RPA che
può eventualmente delegare un ARP della UOR allo scopo.
4. I documenti sono inseriti all’interno di ciascun fascicolo in ordine cronologico di
registrazione, ovvero in base al numero di protocollo agli stessi attribuito o, se assente, in base alla
propria data.
5. Il fascicolo viene chiuso ed inviato per l’archiviazione al termine del procedimento
amministrativo o all’esaurimento dell’affare. Per le modalità di archiviazione si fa riferimento alle
istruzioni specifiche impartite dal Responsabile del Servizio Protocollo.
6. All’interno di un fascicolo possono essere creati dei sottofascicoli, per gruppi di
documenti aventi caratteristiche di omogeneità (es. le offerte relative alla fornitura di un
bene/servizio, vengono raggruppate in un sottofascicolo del fascicolo generale). In questo caso
avremo quindi un fascicolo generale ed uno o più sottofascicoli.
24
Articolo 35
Tipologie dei fascicoli
1. Le tipologie di fascicoli previste sono tre:
fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;
fascicoli relativi ad argomenti e riferiti ad un arco temporale;
fascicoli del personale.
2. Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi: questi fascicoli riuniscono tutti i
documenti relativi ad un determinato affare o procedimento amministrativo all’interno di un
medesima classe del titolario di classificazione. Ogni affare o procedimento amministrativo dà
luogo, di norma, ad un fascicolo.
3. Fascicoli relativi ad argomenti e riferiti ad un arco temporale: questi fascicoli riuniscono
tutti i documenti che si riferiscono ad un unico argomento che però si protrae nel tempo (es. le
domande di mobilità alla Provincia provenienti da dipendenti di altre Amministrazioni Pubbliche);
in questo caso è opportuno raggruppare i documenti pervenuti in un arco temporale (normalmente
l’anno solare) in un unico fascicolo. E’ altresì opportuno che sia indicata anche la limitazione
temporale.
4. Fascicoli del personale: per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo
nominativo, il quale viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del
rapporto di lavoro.
5. Il repertorio dei fascicoli rappresenta l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti e
riporta, per ciascun fascicolo, i seguenti dati.
anno di istruzione;
numero di fascicolo;
oggetto;
classificazione completa (titolo e classe);
annotazione del passaggio all’archivio.
Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale informatico; inizia il 1° gennaio e termina il
31 dicembre.
Articolo 36
Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito
1. Il trasferimento dei fascicoli all’archivio di deposito deve essere effettuato sulla base di
una programmazione e comunque almeno una volta l’anno.
Articolo 37
Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione
dell’archivio storico della Provincia
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1. La gestione dell’archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scarto
archivistico), la formazione e gestione dell’archivio storico della Provincia avviene con le modalità
descritte nel Piano di conservazione dell’archivio riportato nell’allegato n. 4 al presente manuale.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato
e della richiesta di prelevamento. Le richieste di accesso da parte di utenti esterni devono essere
formulate sulla base del modulo di consultazione appositamente predisposto e riportato nell'allegato
n. 3 al presente manuale.
3. Si applicano, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
26
SEZIONE IX
LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Articolo 38
Conservazione documenti informatici
1. La conservazione dei documenti informatici avviene con le tecnologie e le procedure di
cui al DPCM 03/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli
articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del
Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
2. Il Servizio Protocollo ha la responsabilità di operare in coordinamento con il soggetto
esterno a cui è affidato la conservazione ed è incaricato di inviare in conservazione sostitutiva tutte
le tipologie di documenti decise dal Gruppo di Lavoro appositamente costituito e composto da:
- dirigente responsabile del Settore Organizzazione Risorse Umane Innovazione;
- responsabile e responsabile-vicario del Servizio Protocollo;
- responsabile e due incaricati del Servizio Innovazione Statistica;
- responsabile e due incaricati del Servizio Segreteria Direzione Generale.
3. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte
integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle
procedure di conservazione.
4. La conservazione avviene con le modalità descritte nell'allegato n. 6 Manuale dei
processi di formazione e di conservazione dei documenti elettronici (più brevemente: Manuale di
conservazione).
27
SEZIONE X
ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 39
Accesso da parte degli utenti
1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal
sistema attraverso l’uso di profili utente e password.
2. Il sistema informatico di protocollo consente di differenziare quattro tipologie di accesso
al sistema:
Visione
Inserimento
Modifica
Annullamento
Per “Visione” si intende la tipologia di accesso al sistema che consente di visualizzare una
registrazione di protocollo, ed il documento cui la stessa si riferisce, con l’esclusione dei documenti
riservati;
Per “Inserimento” si intende la tipologia di accesso al sistema che consente di inserire dati e
provvedere ad una registrazione di protocollo;
Con “Modifica” si intende la tipologia di accesso al sistema che consente di modificare i dati
gestionali di una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei dati obbligatori;
Con “Annullamento” si intende la tipologia di accesso al sistema che consente di annullare una
registrazione di protocollo.
3. Per ciascuna di queste tipologie di accesso al sistema è possibile differenziare il “livello”,
vale a dire che a seconda del livello di accesso l’utente può accedere ai documenti propri, a quelli
della UOR di appartenenza, a quelli della propria UOR e di altre UOR specificate, a tutti i
documenti esclusi quelli riservati/altamente confidenziali, a tutti i documenti.
4. Ciascun dirigente comunica al RSP il perso livello di accesso alle funzioni della
procedura di protocollo per ciascun dipendente della struttura cui è preposto.
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SEZIONE XI
IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO
Articolo 40
Il sistema di protocollo informatico della Provincia di Vicenza
1. La Provincia di Vicenza ha acquisito nel 1999 un sistema di protocollo informatico
denominato Docway, sviluppato dalla 3D Informatica srl, successivamente aggiornato più volte.
Docway è un software studiato appositamente per gestire il sistema informativo documentale ed è
rispondente ai requisiti richiesti dalla normativa per il sistema di protocollo informatico e per la
registrazione delle fatture elettroniche attive e passive.
2. L’accesso al sistema di protocollo informatico e gestione flussi Docway avviene a seguito
di un processo di autenticazione che viene effettuato mediante richiesta di username e password.
Queste vengono verificate in tempo reale tramite un apposito sistema di autenticazione che è in
grado, quindi, di inpiduare in modo univoco l’utente. Infatti, una stessa username può essere
attribuita ad un unico utente (è una chiave univoca nel database degli utenti) anche se è possibile,
per un utente, avere più codici di accesso per entrare con ruoli e diritti persi.
3. I documenti informatici possono essere, all’interno del sistema, sottoscritti con firma
digitale secondo quanto previsto dalla relativa legislazione (DPR 445/2000 – DLGS 82/2005). In tal
caso essi vengono incapsulati in una busta PKCS#7 secondo le indicazioni delle Linee Guida per
l’interoperabilità dei certificatori emesse dall'AGID, Agenzia per l'Italia Digitale.
La sottoscrizione può avvenire ‘a monte’, cioè prima della registrazione sul sistema di protocollo, o
durante la fase di registrazione.
Nel secondo caso, il sistema richiede – dopo l’identificazione su disco locale dei file da
sottoscrivere – l’inserimento di una smart card o di una businnes key a norma per la produzione del
contenitore PKCS#7.
Tale contenitore viene poi automaticamente trasferito sul sistema centrale il quale lo smista in un
opportuno direttorio protetto accessibile esclusivamente all’applicativo di protocollo e messo in
relazione univoca con il record della registrazione, nel quale viene riportata un’impronta
dell’insieme dei file informatici abbinati alla registrazione, sottoscritti o meno con firma digitale.
4. Il sistema effettua un backup giornaliero delle basi dati e relativi file associati lasciando al
responsabile dei supporti l’incarico della sostituzione degli stessi.
5. Il sistema di protocollo informatico e gestione flussi Docway è dotato di un modulo
opzionale che consente l’interscambio delle registrazioni di protocollo e relative informazioni
accessorie con altri sistemi dello stesso tipo o di altri software che rispettano le regole tecniche
previste dall'AGID (cosiddetta interoperabilità).
L’interscambio delle informazioni consiste nell’utilizzo della posta elettronica per l’invio e la
ricezione di pacchetti di dati corrispondenti ad una o più registrazioni di protocollo.
A seguito della registrazione di un documento in partenza, ad esempio, può essere richiesta la
consegna all’indirizzo e-mail del destinatario: in tal caso il sistema prepara una busta elettronica
come previsto dalle regole tecniche (formato PKCS#7) contenente sia i dati essenziali della
registrazione (mittente, destinatari, oggetto, data e numero di registrazione) che eventuali dati
accessori (UOR, RPA, classificazione, identificativo di un fascicolo o di un procedimento ecc.). I
29
dati sono organizzati in un file di segnatura in formato XML secondo il modello espresso dalla DTD
indicata dall'AGID.
La spedizione telematica può contenere documenti informatici, cioè atti nati in formato elettronico e
corredati eventualmente dalla firma digitale come previsto dalla normativa nazionale, oppure
rappresentazioni digitali di documenti cartacei in un formato standard (PDF o TIF). In ogni caso la
segnatura contiene i riferimenti a tali file secondo le regole tecniche previste.
Per quanto riguarda il destinatario è possibile indicare con il livello di precisione desiderato lo
specifico ufficio e persona cui indirizzare la spedizione semplicemente consultando la base dati dei
corrispondenti e della specifica struttura del destinatario, quali la casella istituzionale e l’indirizzo
stradale. I documenti inviati avranno una codifica tale da risultare univoci su tutto il territorio
nazionale, essendo prefissati dal codice dell’amministrazione e dal codice UOR della struttura
mittente.
Il sistema ricevente può disporre di un agente software che processa tutti i messaggi pervenuti alla
casella di posta elettronica certificata (PEC). Se un messaggio rispetta la sintassi prevista ed è
dotato di un certificato valido, l’agente software può rispondere automaticamente al sistema
mittente con un messaggio di conferma; in caso contrario verrà inviato un messaggio di rifiuto. Il
testo dei messaggi di conferma e rifiuto sono nel formato XML previsto.
Una opportuna vaschetta del menù segnala agli addetti l’arrivo di un documento sulla casella di
PEC; essi potranno confermare o meno la registrazione. In quest’ultimo caso verrà inviato al
sistema mittente un messaggio di diniego di registrazione.
Oltre alla spedizione di singoli documenti sarà possibile inviare con un unico comando un intero
fascicolo. In tal caso si avrà la registrazione del documento di trasmissione con allegati tutti i
documenti del fascicolo.
L’interoperabilità richiede l’ausilio di una autorità di certificazione che garantisca l’autenticità ed
integrità dei certificati relativi alle caselle di posta elettronica.
6. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un apposito record sul sistema
centrale che viene accodato in una base dati accessibile esclusivamente al relativo motore. Anche
gli stessi file contenenti la base dati non sono conpisi ma accessibili unicamente agli
amministratori del sistema centrale. I campi non modificabili (numero e data di registrazione,
mittente e destinatari, oggetto, numero e tipo di allegati) non sono alterabili da alcuno, nemmeno
dall'amministratore; eventuali correzioni vanno riportate nel campo di annotazioni.
Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di traccia prodotto dal
motore in formato interno corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi
di manipolazione. Da esso l'amministratore del sistema è in grado di ottenere l'elenco delle
modifiche effettuate su una data registrazione ottenendo in dettaglio:
nome dell'utente
data e ora
indirizzo della postazione di lavoro
tipo di comando (inserimento/modifica/visualizzazione/cancellazione)
valore dei campi soggetti a modifica
permettendo quindi una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva
lavorazione (smistamento, invio per copia conoscenza, restituzione, fascicolazione ecc.).
L'applicativo non consente di effettuare cancellazioni: in alternativa è previsto, per gli utenti
abilitati, l'annullamento di un documento accompagnato da una motivazione. Dal punto di vista
tecnico l'annullamento è una modifica di uno stato della registrazione e non è reversibile.
Tutti i dati relativi alle registrazioni di protocollo e alla gestione dei fascicoli vengono salvati
giornalmente su supporto informatico rimovibile, che viene conservato in apposito
armadio/cassaforte a cura del responsabile del servizio protocollo.
30
ALLEGATI
31
ALLEGATO n. 1
AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (A.O.O.)
UNITA’ ORGANIZZATIVE RESPONSABILI (U.O.R.)
Segretario Direttore Generale
Segreteria Presidente
Ufficio Stampa
Segreteria Direzione Generale
Servizio Polizia Provinciale
Settore Avvocatura Affari Legali
Settore Economico Finanziario
Settore Organizzazione Risorse Umane Innovazione
Settore Socioculturale Beni Ambientali e Patrimoniali Mobilità
Settore Gestione Risorse Faunistiche Ripristini Sperimentali Ambientali Sport
Settore Tutela e Valorizzazione Risorse Naturali Protezione Civile
Settore Lavori Pubblici
Settore Urbanistica
Settore Ambiente e Territorio
Settore Lavoro e Istruzione
Settore Turismo Agricoltura Formazione Professionale
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ALLEGATO n. 2
INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO
INFORMATICO, PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
E NOMINA DEL RESPONSABILE
Deliberazione di Giunta Provinciale n. 271 del 23/06/2004.
OGGETTO: ADEMPIMENTI D.P.R 445/2000 – CAPO IV – SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI
L’Assessore al Personale e all’Organizzazione Logistica sottopone all’approvazione il seguente
provvedimento
LA GIUNTA PROVINCIALE
CONSIDERATO che l’art. 50, comma 4, del D.P.R 28 dicembre 2000, n.445 (Testo Unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”), pone alle pubbliche
amministrazioni l’obbligo di inpiduare, nell’ambito del proprio ordinamento, una o più aree organizzative
omogenee i cui uffici abbiano una gestione unica e coordinata dei documenti e criteri uniformi di
protocollazione, classificazione e archiviazione degli stessi;
altresì che l’art. 61, comma 1, dello stesso D.P.R prevede che ciascuna
amministrazione istituisca, per ciascuna grande area organizzativa omogenea inpiduata, un Servizio per la
tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi, posto alle dirette
dipendenze della stessa area organizzativa omogenea ed incaricato dello svolgimento dei compiti previsti
dall’art. 61, comma 3, dello steso D.P.R;
infine che in base all’art. 61, comma 2, allo stesso servizio è preposto, in qualità di
responsabile, un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione;
VISTO che per dimensione e strutturazione dell’ente e dislocazione e dotazione strumentale degli uffici
l’istituzione di un’unica area organizzativa omogenea appare la soluzione più funzionale, efficace ed
economica nella gestione dei flussi documentali, degli archivi e dei procedimenti amministrativi;
VISTO altresì che nell’ambito dell’articolazione organizzativa provinciale esiste già l’Unità Complessa
Archivio e Protocollo, la cui competenza investe il sistema di protocollazione generale, di archiviazione, di
distribuzione e consultazione dei documenti;
ATTESO che da anni questo Ente ha adottato un sistema di protocollazione informatica che è stato reso
conforme alle disposizioni del T.U. 445/2000;
DATO ATTO che, di conseguenza, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi, rientra tra le funzioni della predetta Unità Complessa Archivio e
Protocollo, cui è preposto un funzionario;
CONSIDERATA la normativa contenuta nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 Ottobre
2000 (“Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R 20 ottobre 1998 n. 428”) e considerati in
particolare gli obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale posti alle pubbliche amministrazioni
dall’art. 3 di tale DPCM;
33
nonché la Direttiva del Presidente del consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 “Gestione informatica
dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni” e la Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le
Tecnologie 9 Dicembre 2002 “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi
documentali”;
RILEVATA la necessità di dichiarare il presente provvedimento immediatamente eseguibile per adempiere
con immediatezza alle disposizioni normative suddette;
VISTO l'art. 19 e l’art. 48 del Testo Unico Enti Locali (D.lgs. nr. 267/00);
PRESO ATTO del parere favorevole espresso nella presente deliberazione in ordine alla regolarità tecnica
(art. 49 D.lgs. nr. 267/00) e atteso che il presente provvedimento non comporta impegno di spesa, né
diminuzione di entrata (artt. 49 e 151 D.lgs. nr. 267/00);
ATTESO il visto di conformità del Segretario generale di cui al Decreto Presidenziale del 28.8.02 nn.
45175/28;
DELIBERA
1. Di inpiduare, nell’ambito dell’ordinamento provinciale, ai sensi del D.P.R 445/2000 comma 4 art.
50, e del DPCM 31/10/2000 art. 3, un’unica area organizzativa omogenea costituita dalla Provincia
di Vicenza e comprendente tutti i Dipartimenti, i Settori, le Unità Complesse, gli uffici e i servizi
inclusi nella struttura organizzativa della provincia, procedendo all’eliminazione dal 01.01.2005 dei
protocolli separati attualmente esistenti presso i Centri per l’Impiego ed i Centri di Formazione
Professionale.
2. Di dare atto che presso questo Ente esiste, già da anni, un’Unità Complessa Archivio e Protocollo,
cui è preposto un funzionario, ed un sistema di protocollazione informatico che è stato adeguato alle
disposizioni del T.U. 445/2000.
3. Di inpiduare formalmente, pertanto, nell’Unità Complessa Archivio e Protocollo, il servizio per la
tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto dal
D.P.R 445/2000, art. 61.
4. Di definire, inoltre, secondo quanto previsto dallo stesso D.P.R 445/2000 e dal D.P.C.M. 428/98, le
attribuzioni del funzionario preposto all’Unità Complessa Archivio e Protocollo, dando atto che la
stessa unità complessa mantiene le attuali competenze relative ad altri servizi affidati.
5. Di dichiarare il presente provvedimento immediatamente eseguibile, per i motivi di cui in premessa.
La su estesa proposta viene approvata a voti unanimi espressi nei modi di legge.
Il presente provvedimento viene dichiarato immediatamente eseguibile con separata espressa
votazione unanime.
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ALLEGATO n. 3
MODULO DI CONSULTAZIONE DELLA SEZIONE DI DEPOSITO E STORICA
DELL'ARCHIVIO
Spett.le Provincia di Vicenza
U.C. Archivio e Protocollo
Contrà Gazzolle, 1
36100 VICENZA
Il/la sottoscritto/a ___________________________________________________________________
nato/a il ___/___/_____ a ________________________________________________________ (___)
residente a ____________________________________________________ (___)
via ________________________________________________________________________n. _____
Tel _____________________ Fax_____________
e-mail _____________________________________________________________________________
in qualità di (privato cittadino, rappresentante di associazione, ecc.) ____________________________
__________________________________________________________________________________
CHIEDE
di consultare l’archivio storico / di deposito della Provincia di Vicenza.
Descrizione e motivo della ricerca:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Documentazione da consultare:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Richiede che ogni eventuale comunicazione sia inviata al proprio indirizzo email.
Luogo e data
____________________________________
Il/La Richiedente
____________________________________
Informativa per il trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/2003
I dati personali forniti saranno oggetto di trattamento da parte della Provincia di Vicenza (titolare del trattamento) per il
perseguimento delle sole finalità istituzionali per le quali i dati stessi sono stati forniti. Il conferimento di tali dati personali
è obbligatorio per effettuare l’attività richiesta e la loro mancata indicazione non ne permette l’avvio. Il trattamento dei dati
sarà effettuato mediante strumenti informatici oltre che manuali e su supporti cartacei, ad opera di soggetti appositamente
incaricati.
Le richieste di esercizio dei diritti previsti a favore dell’interessato dall’art. 7 D.Lgs. 196/2003, tra cui il diritto di accedere
ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la cancellazione, se incompleti, erronei o raccolti in
violazione di legge, nonché il diritto di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi, possono essere rivolte alla
Provincia di Vicenza presentando apposita istanza.
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ALLEGATO n. 4
PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHIVIO
(Art. 68 DPR 445/2000)
Introduzione
La redazione del presente Piano di Conservazione dell’Archivio risponde ai dettami dell’art. 68 del
DPR 445 del 28 dicembre 2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa”.
Il Piano di Conservazione dell’Archivio deve intendersi come un documento dinamico e aperto a
nuove esigenze istituzionali che possono rendere necessari ulteriori aggiornamenti. Il Piano si
riferisce solo ai documenti cartacei; la conservazione legale dei documenti informatici è descritta
nell'allegato n. 6 del presente Manuale di gestione.
1. Definizioni
Si riportano di seguito le voci archivistiche più importanti, per meglio precisarne il significato.
Archivio: raccolta ordinata di atti di un ente, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e
conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici, amministrativi del soggetto che lo ha
prodotto.
Archivio corrente: l'insieme dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in
corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale. E' gestito
interamente dall'ufficio responsabile del procedimento.
Archivio di deposito: l'insieme dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi
conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del
procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Viene
gestito interamente dall'archivio generale.
Archivio storico: l'insieme dei documenti relativi a procedimenti conclusi da oltre quarant'anni, che
previa selezione, sono destinati alla conservazione permanente. Viene gestito interamente
dall'archivio generale.
Scarto: l'insieme delle operazioni per inpiduare i documenti che l'Amministrazione non ritiene
opportuno conservare ulteriormente. Un documento si definisce scartabile quando ha perso
totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica.
2. Principi generali ed organizzazione dell’archivio
L’archivio cartaceo della Provincia si trova presso la struttura denominata “Archivio della Provincia
di Vicenza” (Via Muggia n. 16 – Vicenza) e si pide in archivio di deposito, archivio storico, fondi
aggregati. I Fondi Aggregati sono costituiti dall'insieme dei documenti relativi ad enti estinti, dei
quali la Provincia curava l’amministrazione, quali: OPP Ospedali Psichiatrici Provinciali, CPA
Centro Provinciale Antitubercolare, ONMI Opera Nazionale Maternità e Infanzia, CGA Colonia
Giovane Agricoltore, CAIBV Consorzio Area Attrezzata per l'Industria del Basso Vicentino.
Il responsabile della Gestione Documentale - Servizio Protocollo Informatico Flussi Documentali
ed Archivi - è il responsabile dell’Archivio della Provincia di Vicenza.
I responsabili delle UOR o dei procedimenti amministrativi sono tenuti alla corretta conservazione e
custodia dei documenti relativi agli affari e ai procedimenti amministrativi di propria competenza
ancora in corso; detta conservazione e custodia costituisce l’archivio corrente, collocato presso
ciascuna UOR (Unità Organizzativa Responsabile) della Provincia.
Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all’anno), ogni
ufficio della Provincia di Vicenza deve trasferire all’archivio di deposito i fascicoli considerati dal
RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) come definitivamente chiusi.
Il responsabile di ciascun fascicolo deve curare la perfetta corrispondenza tra fascicolo cartaceo e
fascicolo informatico, facendo accompagnare il fascicolo cartaceo da una stampa-elenco dei
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documenti ivi contenuti; deve altresì curare che dallo stesso vengano tolte tutte le carte ed altro che
non hanno rilevanza ai fini del procedimento (fotocopie, appunti, stampe, buste, elastici, ecc.). E’
tenuto inoltre a provvedere che venga effettuata la selezione-scarto in itinere, secondo quanto
stabilito nel successivo punto 5. Deve inoltre indicare, nella copertina del fascicolo, il periodo di
conservazione dei documenti nello stesso contenuti, avendo cura di specificare, se è il caso,
l'eventuale differenza di tempi di conservazione per tipologie particolari di documenti contenuti (es.
se si tratta di una gara, i documenti relativi alle offerte delle imprese concorrenti non aggiudicatarie
hanno un tempo di conservazione limitato rispetto agli altri documenti).
Ricevuti i fascicoli, il responsabile dell’Archivio generale predispone un elenco di consistenza e
provvede per l’archiviazione.
I fascicoli del personale vanno versati dall’archivio corrente all’archivio di deposito non prima
dell’anno successivo alla data di cessazione dal servizio del dipendente.
E’ consentita l’estrazione dall’Archivio e l’affidamento temporaneo di un fascicolo a personale
autorizzato, per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di un affare o di un procedimento
amministrativo.
Per ottenere l’affidamento temporaneo di un fascicolo è necessario presentare richiesta motivata, di
norma via e-mail, al responsabile dell’Archivio.
Sulle note del fascicolo informatico deve essere riportato, a cura dell’incaricato inpiduato dal
responsabile dell’Archivio, data di estrazione dall’Archivio e nominativo della persona a cui viene
affidato temporaneamente il fascicolo. Quando il fascicolo sarà restituito, andrà apposta un’altra
annotazione: data di restituzione e riarchiviazione, nominativo dell’operatore.
Non è consentita l’estrazione di singoli documenti dai fascicoli già versati all’Archivio.
Periodicamente, e comunque almeno ogni dieci anni, viene effettuato il passaggio dei fascicoli,
relativi ad affari o procedimenti conclusi da oltre quarant’anni, dall’archivio di deposito all’archivio
storico, costituito in sezione separata. Prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata
d’archivio devono essere effettuate le operazioni di selezione/scarto, vale a dire di inpiduazione
dei documenti da destinare alla conservazione perenne o, qualora ritenuti inutili, allo scarto, cioè
all’eliminazione fisica, sulla base di quanto previsto nel successivo punto 9.
L’accesso ai fascicoli archiviati e ai documenti ivi contenuti è regolamentato dalla L. 241/1990 e
successive modificazioni, nonché dal regolamento sul diritto di informazione e sull’accesso ai
documenti amministrativi vigente presso la Provincia di Vicenza.
Nel caso di richieste di consultazioni in loco di fascicoli archiviati, una volta accertato l’interesse
giuridico o storico o di studio del richiedente, lo stesso potrà eseguire la consultazione
esclusivamente con l’ausilio e la presenza di un addetto della U.C. Archivio e Protocollo.
Il responsabile dell’Archivio cura la tenuta di un registro ove vengono annotati tutti gli accessi al
locale “Archivio” da parte di esterni (non dipendenti).
3. Decorrenza dei termini
Il termine di conservazione della documentazione decorre dalla data dell'ultimo documento che
esaurisce la trattazione dell'affare. Gli uffici trasmettono all'archivio generale le pratiche esaurite,
complete dei documenti di riferimento.
4. Protrazione del termine di conservazione
Il responsabile del Servizio Protocollo Informatico Flussi Documentali ed Archivi, in relazione al
sopravvenire di nuove e perse esigenze, interne o esterne all'Ente, di situazioni di opportunità, di
convenienza ovvero per formali eventi attinenti alla gestione amministrativa dell'Ente, sentito il
direttore generale e il dirigente dell'unità organizzativa competente, ha la facoltà di protrarre la
conservazione della documentazione i cui tempi di conservazione siano già scaduti.
5. Selezione della documentazione da destinare allo scarto.
Per scarto archivistico, come sopra detto, si intende l'insieme delle operazioni attraverso le quali si
inpiduano i documenti che non si ritiene opportuno conservare in quanto superflui e inutili.
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L'inpiduazione del materiale da scartare è operazione delicata in quanto definitiva ed è svolta
esclusivamente dal personale del Servizio Protocollo, avvalendosi, di volta in volta, della
collaborazione degli Uffici produttori della documentazione.
La delicatezza dell'operazione di scarto richiede la definizione di disposizione specifiche.
Da qui la necessità di adottare un massimario di selezione, conservazione e scarto che contenga
l'indicazione delle serie archivistiche e delle decorrenze per la conservazione degli atti.
Le operazioni di scarto sono subordinate all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per il
Veneto, competente per territorio, come previsto dall'articolo 21 del decreto legislativo n. 42/2004.
La selezione della documentazione può effettuarsi secondo tre modalità differenti di intervento, che
si realizzano con tempi di intervento persi e coinvolgendo varie figure:
- scarto in itinere: viene effettuato direttamente dagli operatori degli uffici e si riferisce in genere
alla distruzione di fotocopie o copie cartacee di documenti informatici, stampe, appunti, buste,
normativa ed altri documenti non protocollati;
- scarto preordinato: viene effettuato in relazione alle scadenze previste dal massimario di
selezione, conservazione e scarto;
- scarto differito: viene effettuato al momento del passaggio dell'archivio di deposito a quello
storico, trascorso il quarantennio.
6. Procedura di scarto
Successivamente al versamento dei fascicoli all'archivio generale, il responsabile dell'archivio
provvede alla selezione della documentazione, inpiduando il materiale da avviare allo scarto
archivistico.
Gli uffici che conservano presso le proprie sedi documenti che, in base al massimario di selezione,
conservazione e scarto, hanno già maturato i termini per lo scarto, qualora intendano procedere allo
scarto stesso non possono farlo autonomamente ma debbono far pervenire all'Archivio generale
apposita domanda di scarto, accompagnata da elenco del materiale da eliminare.
La procedura da attivare per l'attuazione delle operazioni di scarto è la seguente:
1. adozione di apposita determinazione, con la quale si approvano i documenti da scartare;
2. richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza archivistica del Veneto, ai sensi dell'articolo 21 D.
Lgs. n. 42/2004 Codice dei beni culturali e paesaggistici, allegando copia della determinazione che
dispone lo scarto unitamente all'elenco dei documenti da destinare allo scarto;
3. valutazione da parte della Soprintendenza archivistica del Veneto della proposta e sua
trasmissione al Ministero degli Interni, per il controllo sull'eventuale presenza di atti riservati;
4. restituzione da parte della Soprintendenza alla Provincia di una copia della proposta di scarto
munita di autorizzazione;
5. distruzione del materiale scartato;
6. trasmissione alla Soprintendenza dell'attestazione dell'avvenuta distruzione.
7. Disposizioni comuni
7.1 Documentazione da conservare senza limiti di tempo
• Verbali, cioè i documenti “contenenti la descrizione di un fatto”, quali ad esempio i
verbali di seduta di Giunta o di Consiglio, ovvero i verbali di una seduta di gara, di
una commissione di esami, ecc.;
• Registri, cioè quei documenti “sui quali vengono annotati in sequenza, secondo
criteri predefiniti, una pluralità di fatti o atti giuridici” (ad esempio registri delle
notifiche, registri di protocollo, registri degli infortuni, repertorio dei contratti, ecc.);
• Studi e relazioni tecniche, ricerche, pubblicazioni, documentazione cartografica,
documentazione fotografica, che siano propedeutici a piani, programmi, e delibere
di carattere generale.
7.2 Documentazione eliminabile dopo 10 anni
• Processi verbali relativi a sanzioni elevate nelle materie di competenza dell’Ente.
7.3 Documentazione eliminabile dopo 5 anni
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• Contributi, ovvero le elargizioni di denaro, comunque denominate, erogate dalla
Provincia: richieste e documentazione allegata, pezze giustificative, rendiconti;
• Corrispondenza di carattere occasionale (le cosiddette “carte varie”), ovvero il
complesso delle lettere e delle note scritte, inviate e ricevute dall’Ente con riferimento ad
un affare inpiduato ma che, per la loro scarsa importanza, non siano sfociate in una
delibera o in un provvedimento;
• Certificati o dichiarazioni attestanti qualità o stati personali con validità temporale
limitata;
• Dati statistici non relativi ad attività della Provincia;
• Lavori in economia: documentazione relativa alla gestione;
• Acquisto di attrezzature varie per ufficio (arredi, hardware e software, cancelleria, altri
beni mobili, ecc.);
• Abbonamenti e acquisto pubblicazioni.
Per l'inpiduazione puntuale della durata di conservazione delle singole tipologie di documenti si
rimanda all'allegato elenco.
7.4 Elasticità e rigidità dei termini
Il pieto di scarto per i documenti da conservare senza limiti di tempo è assoluto. Gli altri termini
possono essere estesi o, eccezionalmente, ridotti, con valutazione motivata del responsabile
dell'Archivio e del responsabile dell'ufficio che ha trattato l'affare.
7.5 Archiviazione ottica sostitutiva e riduzione dei termini di conservazione per documenti da
conservare per 10 anni
Allo scopo di favorire ed incentivare la dematerializzazione, fermo restando la valutazione
dei rapporto costi/benefici e previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica del Veneto, è
ammessa la distruzione, anche prima dei termini prescritti, della documentazione cartacea il cui
tempo di conservazione non sia superiore a 10 anni, purché ne sia stata attivata la conservazione
sostitutiva ai sensi di quanto previsto dalla vigente normativa. Ciò in conformità a quanto disposto
dall’articolo 43 del Codice dell’amministrazione digitale.
7.6 Documenti non elencati
Lo scarto di documentazione non rinvenibile nel presente massimario viene deciso congiuntamente
dal responsabile dell'Archivio e dal responsabile che ha trattato l'affare, sentito il parere della
competente Soprintendenza archivistica per il Veneto.
8. Modello di redazione elenco di scarto
NUMERO TIPOLOGIA ESTREMI PESO MOTIVI
PROGRESSIVO DOCUMENTARIA CRONOLOGICI APPROSSIMATIVO DELLA
KG PROPOSTA
9. Elenco documentazione (massimario di selezione, conservazione e scarto)
Segue l’elenco della documentazione da conservare/scartare sudpisa per categoria e tipologia
documentaria.
39
INDICE MASSIMARIO DI SELEZIONE, CONSERVAZIONE E SCARTO
TITOLO I°: AREA PRESIDENZA
SEGRETERIA DEL PRESIDENTE pag. 41
POLIZIA PROVINCIALE pag. 41
TITOLO II°: AREA ISTITUZIONALE
AFFARI GENERALI pag. 42
AFFARI ISTITUZIONALI pag. 43
AFFARI LEGALI pag. 44
GARE E CONTRATTI pag. 45
TITOLO III°: AREA LOGISTICA
PERSONALE pag. 46
TITOLO IV°: AREA FINANZIARIA
CONTABILITA’ pag. 48
ECONOMATO E PROVVEDITORATO pag. 49
PATRIMONIO pag. 50
TITOLO V°: AREA TECNOLOGICA
EDILIZIA, LAVORI PUBBLICI, STRADE pag. 51
PROTEZIONE CIVILE pag. 52
TRASPORTI pag. 53
TITOLO VI°: AREA SOCIOECONOMICA
AGRICOLTURA ED ATTIVITA’ PRODUTTIVE pag. 55
CACCIA E PESCA pag. 56
ISTRUZIONE, CULTURA, SERVIZI SOCIALI pag. 58
POLITICHE DEL LAVORO, FORMAZ.PROF., CENTRI PER L'IMPIEGO pag. 59
TURISMO pag. 60
TITOLO VII°: AREA TERRITORIALE
AMBIENTE ED ECOLOGIA pag. 61
URBANISTICA pag. 63
40
TITOLO I°: AREA PRESIDENZA
SEGRETERIA DEL PRESIDENTE
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Istanze, petizioni, proposte, esposti;
- Manifestazioni perse: patrocini;
- Onorificenze, elogi: l'intero carteggio:
- Partecipazione a cortei con gonfalone: l'intero carteggio.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Carteggio interlocutorio per commemorazioni e solennità civili (conservando senza limiti di tempo
i carteggi generali per l'organizzazione della cerimonia, una copia degli inviti, degli stampati e dei
manifesti, eventuali rendiconti particolari);
- Diritto di accesso: richieste;
- Gestione sale del Palazzo Provinciale: carteggio interlocutorio;
- Onorificenze, premi, coppe e medaglie: acquisto e concessione;
- Premi, coppe e medaglie: concessione e acquisto;
-Comunicazioni della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale (conservando le
ordinanze e gli avvisi del Presidente).
POLIZIA PROVINCIALE
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Registri dei processi verbali e dei materiali sequestrati dalla polizia provinciale;
- Registri dei rapporti della polizia provinciale;
- Registri delle notificazioni della polizia provinciale;
- Registri delle infrazioni della polizia provinciale;
- Registri delle armi di deposito temporaneo e delle munizioni della polizia provinciale;
- Registri di carico e scarico dei materiali della polizia provinciale.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Verbali delle contravvenzioni di polizia provinciale (conservando i registri).
41
TITOLO II°: AREA ISTITUZIONALE
AFFARI GENERALI
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Circolari di enti statali o della regione;
- Convenzioni, dichiarazioni di intenti, accordi di programma e protocolli d'intesa con altri enti;
- Decreti e determinazioni dirigenziali e del direttore generale;
- Decreti ed ordinanze del Presidente della Provincia;
- Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta;
- Istanze, petizioni, proposte, esposti;
- Manifestazioni perse: patrocini;
- Nucleo di valutazione: l'intero carteggio;
- Onorificenze, elogi: l'intero carteggi;
- Partecipazione a cortei con gonfalone: l'intero carteggio;
- Registri dell'albo e registri delle notifiche;
- Registri delle circolari della Provincia;
- Registri delle direttive del direttore generale;
- Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate;
- Statuto, regolamenti.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Domande di iscrizione all'albo delle associazioni di interesse provinciale e albo dei beneficiari dei
contributi concessi;
- Ordini del giorno e informazioni.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Albo:atti rimessi da altri enti per l'affissione all'albo pretorio;
- Carteggio interlocutorio per commemorazioni e solennità civili (conservando senza limiti di tempo
i carteggi generali per l'organizzazione della cerimonia, una copia degli inviti, degli stampati e dei
manifesti, eventuali rendiconti particolari);
- Diritto di accesso: richieste;
- Gestione sale del Palazzo Provinciale: carteggio interlocutorio;
- Onorificenze, premi, coppe e medaglie: acquisto e concessione;
- Premi, coppe e medaglie: concessione e acquisto;
- Segnalazioni e reclami all'ufficio relazioni con il pubblico;
- Comunicazioni della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale (conservando le
ordinanze e gli avvisi del Presidente).
42
AFFARI ISTITUZIONALI
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Atto di nomina delle commissioni e delle sottocommissioni elettorali circondariali della Provincia
di Vicenza;
- Atto di nomina e designazione presso enti, aziende, istituzioni, pubblicità incarichi di
amministratore e relativi compensi;
- Atto di nomina dei membri delle commissioni consiliari permanenti, registri delle presenze,
verbali delle commissioni e dei conferenze dei capigruppo;
- Documenti del contenzioso legale;
- Documenti che rappresentano il riepilogo e la sintesi delle notizie contenute nel materiale
proponibile per lo scarto;
- Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni;
- Gruppi consiliari: costituzione, designazione dei capigruppo;
- Interpellanze, interrogazioni, mozioni, emendamenti;
- Inventari, titolari, schedari, rubriche, registri di protocollo e repertori dell'archivio, atti relativi a
riordinamenti;
- Presidente della Provincia, Consiglio Provinciale, Presidente del Consiglio, Giunta Provinciale:
insediamento/nomina, dimissioni, revoca, surrogazione, indennità, funzioni di rappresentanza,
aspettative;
- Pubblicazioni della Provincia;
- Verbali del Consiglio e della Giunta provinciale.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Deleghe del Presidente della Provincia ai componenti la Giunta per partecipazione a assemblee
enti partecipati;
- Documenti inerenti le missioni degli amministratori;
- Spese sostenute da amministratori.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Atti rimessi da altri enti per l’affissione all’albo;
- Avvisi di convocazione delle commissioni;
- Avvisi di convocazioni delle sedute della giunta e del consiglio;
- Documenti relativi a liquidazione spese elezioni amministrative.
43
AFFARI LEGALI
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Atti e documenti del contenzioso legale;
- Espropri.
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GARE E CONTRATTI
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Albo dei fornitori;
- Bandi di gara;
- Fideiussioni;
- Offerta dell'impresa aggiudicataria;
- Verbali di gara.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Pratiche sinistri.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Documenti a comprova del possesso dei requisiti di partecipazione alla gara;
- Documenti per qualificazione imprese (bilanci, certificati esecuzione lavori);
- Domande di partecipazione a gara di appalto relative a concorrenti non aggiudicatari;
- Lettere di comunicazione di rifiuto di partecipazione alle gare;
- Lettera di richiesta certificati per sottoscrizione contratto;
- Lettera di richiesta spese contrattuali;
- Pubblicazioni indizioni/esiti gara;
- Richiesta certificati per sottoscrizione contratto.
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TITOLO III°: AREA LOGISTICA
PERSONALE
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Assicurazioni: polizze, pratiche ricongiunzione e pratiche riscatto periodi assicurativi del
personale;
- Cessione del quinto;
- Circolari per l'orario degli uffici;
- Congedi parentali e congedi per assistenza parenti inabili;
- Deleghe sindacali (nel fascicolo personale);
- Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo o non di ruolo;
- INPDAP, INPS, INAIL: denunce e sistemazioni contributive;
- Ordini di servizio;
- Originali dei verbali dei concorsi/selezione, borse di studio, premi, corsi di aggiornamento,
qualificazione e specializzazione, esami per l'esercizio ed abilitazione ad attività professionali, corsi
di formazione, originale degli atti della commissione, verbali degli esami, registri di presenza,
attestati, programmazione dei corsi;
- Personale assunto a tempo determinato: fascicolo personale;
- Personale: documenti relativi a contenzioso e contrattuale;
- Pianta o dotazione organica, piano occupazionale;
- Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate
nei fascicoli personali;
- Ruoli riassuntivi del personale e libri matricola;
- Sicurezza sul lavoro;
- Sindacato: verbali di contrattazione e concertazione con organizzazioni sindacali;
- Verbali del procedimento e di irrogazione della sanzione nei procedimenti disciplinari;
- Verifiche ed ispezioni.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 40 ANNI
- Diplomi originali di studio o militari conservati nella documentazione relativa ai concorsi;
- Certificati medici dipendenti (relativi a malattie professionali o comunque di lunga durata).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Cartellini marcatempo;
- Certificati medici (giustificativi di normali assenze per malattia);
- Convenzione CAAF: l'intero carteggio;
- Convenzione pasti esterna: l'intero carteggio;
- Corsi di formazione del personale (conservando i documenti relativi ai singoli dipendenti nel
fascicolo personale degli stessi);
- Documenti inerenti le missioni del personale;
- Domande di partecipazione ai concorsi, elaborati scritti e pratici, lettere di convocazione (salvo
ricorsi);
- Ferie;
- Fogli di presenza dei dipendenti;
- Fogli relativi a lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi);
- Lavoro interinale: l'intero carteggio;
- Modelli 770;
- Modelli CUD;
- Permessi di studio;
- Premio incentivante;
- Procedimenti disciplinari (esclusi i verbali del procedimento e di irrogazione della sanzione che
devono essere conservati illimitatamente);
- Statistiche (percentuali di invalidi, assunzione di militari, sindacati, conto annuale)
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- Turni di servizio e reperibilità;
- Visite fiscali.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Cedolini degli stipendi;
- Copie attestati di servizio;
- Domande di assunzione e/o conferimento incarichi e relativa risposta;
- Domande di mobilità del personale e relativa risposta;
- Stage: l'intero carteggio (conservando il fascicolo personale dello stagista);
- Trattenute sindacali.
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TITOLO IV°: AREA FINANZIARIA
CONTABILITA'
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Bilanci, consuntivi;
- Documenti del contenzioso tributario;
- Documenti generali per la richiesta di mutui, anche estinti, prestiti obbligazionari;
- Documenti inviati alla Corte dei Conti;
- Documenti patto di stabilità;
- Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali (libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura
dell'esercizio finanziario, registri IVA);
- Verbali del collegio dei revisori;
- Rendiconti progetti;
- Rendiconti funzioni delegate;
- Cassa integrazione guadagni straordinaria;
- Documentazione relativa a Società Partecipate.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Dichiarazione dei redditi dell'ente;
- Gestione tributi passivi;
- Giornali di cassa;
- Mandati di pagamento;
- Originali fatture liquidate;
- Piano esecutivo di gestione;
- Reversali di riscossione;
- Richieste restituzione quote indebite da rimborsare;
- Verifiche di cassa.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Lettere di sollecito pagamento fatture e riscossione crediti;
- Richieste di rimborso IPT;
- Richieste restituzione proventi non dovuti.
48
ECONOMATO E PROVVEDITORATO
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Concessione di beni immobili dal demanio dello Stato: l'intero carteggio;
- Immobili di proprietà provinciale: acquisti, vendite e utilizzazione a vario titolo (concessioni,
locazioni, affittanze): l'intero carteggio;
- Inventari dei beni mobili e immobili della Provincia;
- Locazioni passive (assunzione di immobili da privati): l'intero carteggio;
- Registro di cassa economale;
- Rendiconti economali (economo, spese di rappresentanza del Presidente e aziende agricole).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Bolle interne di consegna di beni mobili inventariati;
- Carteggio relativo alla fornitura di beni e servizi in economia: buoni economali;
- Carteggio per acquisto di attrezzature varie, di mobili e di materiale di cancelleria e pulizia per
uffici, scuole (si conservano proposte di spesa, verbali di gara, contratti);
- Carteggio per acquisto di attrezzature varie per gli uffici provinciali (arredi, hardware, software,
vestiario): (si conservano proposte di spesa, verbali di gara, contratti);
- Carteggio relativo alle gare per forniture, servizi e lavori effettuati dagli affari
generali/istituzionali (esempio resoconto sedute organi consiliari, rassegna stampa): si conservano
proposte di spesa, verbali di gara, contratti;
- Carteggio relativo a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste.
- Brogliacci di viaggio degli automezzi provinciali;
- Gestione parco autovetture (noleggio ed acquisto, schede carburanti, libretti);
- Preventivi non utilizzati.
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PATRIMONIO
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Albo delle associazioni di competenza Provinciale;
- Assicurazioni: originali polizze RC fabbricati;
- Contratti di repertorio di ufficiali roganti esterni all'Ente (notaio, segretari comunali);
- Contratti di repertorio provinciale;
- Documenti relativi a acquisto e donazione di opere d'arte;
- Documenti relativi a gemellaggi, rapporti di scambio, solidarietà;
- Patrimonio artistico culturale;
- Patrimonio sportivo;
- Programmazione e piani di intervento in campo sociale;
- Programmazione e piani dei beni culturali, di diritto allo studio e dello sport;
- Registri delle opere esposte in occasione di mostre artistiche e simili;
- Stemma e logo della Provincia di Vicenza;
- Verbali di aste;
- Gestione Centri di Formazione Professionale (immobili): corrispondenza ed atti vari, assunzione
in consegna, gestione delle locazioni passive ad essi relative, convenzioni;
- Gestione edifici scolastici ex lege 11 gennaio 1996 n. 23 (immobili concessi in uso dai comuni e
dallo stato per i fini dell'istruzione secondaria superiore): corrispondenza ed atti vari, assunzione in
consegna, gestione delle locazioni passive ad essi relative, convenzioni;
- Gestione Immobili ex Aziende di Promozione Turistica ex L.R. Veneto n. 11/2001: corrispondenza
ed atti vari, assunzione in consegna, gestione delle locazioni attive e passive ad essi relative.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Assicurazioni immobili: generale, incendi, corrispondenza con le compagnie di assicurazione, con
il Broker;
- Albo dei beneficiari dei contributi;
- Autorizzazioni temporanee per l'utilizzo di aree demaniali e patrimoniali: l'intero carteggio;
- Corrispondenza varia inerente alla concessione in uso, in locazione o comodato, di beni mobili
provinciali inventariati;
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Domande di concessione contributi, elargizioni ( salvo i documenti da conservare senza limiti di
tempo quali le relazioni e i rendiconti, gli originali delle delibere).
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TITOLO V°: AREA TECNOLOGICA
EDILIZIA, LAVORI PUBBLICI, STRADE
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Ascensori: l'intero carteggio;
- Attività cartografica: acquisizione, produzione, riproduzione, segnalazione dissesti;
- Autorizzazioni/concessioni rilasciate su strade provinciali: l'intero carteggio (Vi.abilità);
- Concessioni idrauliche: l'intero carteggio
- Documenti anagrafe edilizia scolastica;
- Espropri propri e delegati;
- Lavori di ordinaria e straordinaria manutenzione degli edifici di proprietà provinciale (comprese
scuole) limitatamente a: originali dei progetti, proposte di spesa, verbali di gara, libri delle misure;
- Lavori di ordinaria e straordinaria manutenzione degli edifici non di proprietà provinciale
(concessi in uso da Comuni, Stato, privati, ecc.) ma ad uso della Provincia limitatamente a: originali
dei progetti, proposte di spesa, verbali di gara, libri delle misure;
- Lavori difesa del suolo (collaudi/cre, piani di manutenzione, as-built, 1 copia dei progetti
approvati per quanto non allegato al collaudo/cre);
- Lavori pubblici relativi alle pertinenze stradali, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali
dei progetti e dei loro allegati, proposte di spesa, libri delle misure;
- Linee elettriche ed elettrodotti: l'intero carteggio;
- Provincializzazioni stradali: l'intero carteggio;
- Sprovincializzazioni o declassificazioni di strade provinciali: l'intero carteggio.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Autorizzazioni al trasporto ai transiti e trasporti eccezionali: l'intero carteggio (conservando
eventuali relazioni di calcolo che fossero state prodotte dai richiedenti al fine del rilascio
dell’autorizzazione);
- Carteggio relativo all'acquisto di materiali per l'ufficio tecnico e il magazzino provinciale (si
conservano illimitatamente proposte di spesa, verbali di gara e contratti);
- Carteggio relativo all'acquisto di materiali per segnaletica stradale, vie, argini dei fiumi (si
conservano illimitatamente proposte di spesa, verbali di gara e contratti);
- Contravvenzioni: l'intero carteggio (conservando verbali od altra documentazione che hanno
interesse per procedimenti in corso, anche di rilevanza penale).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Autorizzazioni su strade provinciali relative a: transiti in deroga (conservando le autorizzazioni
ancora in vigore), gare sportive;
- Sgombero neve.
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PROTEZIONE CIVILE
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Contributi per calamità naturali: l'intero carteggio;
- Programmi provinciali di difesa del suolo;
- Protezione civile: piani di prevenzione, interventi di emergenza, censimento danni per calamità
naturali.
- Gestione danni alluvionali: l'intero carteggio.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Analisi periodiche sugli impianti industriali: l'intero carteggio;
- Incendi boschivi: (comunicazioni);
- Protezione civile: formazione volontari, campagne pubblicitarie, convegni.
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TRASPORTI
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Approvazione regolamenti comunali in materia di taxi, noleggio con conducente, noleggio
autobus, servizi non di linea su acqua: corrispondenza e altra documentazione relativa ai
procedimenti;
- Autoesercizi pubblici di linea per trasporto persone: esercizio, modifiche di linee, immissione,
distrazione, fuorilinea, incidenti: corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Autoscuole, agenzie pratiche automobilistiche, scuole nautiche: autorizzazioni amministrative
all'esercizio, corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Centri di revisione: autorizzazioni amministrative: corrispondenza e altra documentazione relativa
ai procedimenti;
- Impianti a fune, piste da sci: corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Impianti distribuzione carburanti: pareri ai comuni, verbali collaudo impianti: corrispondenza e
altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Piani per il trasporto: interventi relativi, corrispondenza e altra documentazione relativa ai
procedimenti;
- Richieste di iscrizione all'albo degli autotrasportatori di cose per conto di terzi: corrispondenza e
altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Sanzioni alle imprese di autotrasporto di cose per conto di terzi: corrispondenza e altra
documentazione relativa ai procedimenti;
- Trasporto pubblico locale: contratti di servizio, concessioni, autorizzazioni, controlli:
corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 20 ANNI
- Sanzioni autoscuole, agenzie di pratiche auto, centri di revisione: corrispondenza e altra
documentazione relativa ai procedimenti;
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Autorizzazioni a servizi di "fuori linea" e relativi fogli di viaggio: corrispondenza e altra
documentazione relativa ai procedimenti;
- Autoscuole e agenzie pratiche auto relativamente all'attività ordinaria: sostituzione mezzi,
inserimento personale: corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Educazione e sicurezza stradale: corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Esame idoneità all'esercizio della professione di insegnante/istruttore nelle autoscuole, elaborati
prove d'esame, verbali commissioni, corrispondenza inerente l'esame, rilascio attestati;
- Esame idoneità all'esercizio dell'attività di consulenza alla circolazione dei mezzi di trasporto
(agenzia pratiche auto), elaborati prove d'esame, verbali commissioni, corrispondenza inerente
l'esame, rilascio attestati;
- Esame per il conseguimento dell'attestato di idoneità professionale nell'autotrasporto, elaborati
prove d'esame, verbali commissioni, corrispondenza inerente l'esame, rilascio attestati;
- Impianti distribuzione carburanti: rilevazioni stato della rete, erogato impianti, piano dei turni,
impianti privati, comunicazioni Regione: corrispondenza e altra documentazione relativa ai
procedimenti;
- Richiesta di rilascio licenza per trasporto di merci in conto proprio: corrispondenza e altra
documentazione relativa ai procedimenti;
- Richieste ammissione esame per l'iscrizione al ruolo di conducenti, elaborati prove d'esame,
verbali commissioni: corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Trasporto pubblico locale: autorizzazioni fermate, corrispondenza e altra documentazione relativa
ai procedimenti;
- Trasporto pubblico locale: servizi aggiuntivi: corrispondenza e altra documentazione relativa ai
procedimenti.
53
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Richiesta e rilascio di tessere per agevolazioni tariffarie su mezzi di trasporto pubblico:
corrispondenza e altra documentazione relativa ai procedimenti;
- Sanzioni in materia di trasporto pubblico locale per mancanza titolo di viaggio: corrispondenza e
altra documentazione relativa ai procedimenti.
54
TITOLO VI°: AREA SOCIOECONOMICA
AGRICOLTURA ED ATTIVITA’ PRODUTTIVE
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Agevolazioni e contributi in materia di agricoltura;
- Campagne ed iniziative perse per la valorizzazione dei prodotti agricoli, alimentari e del
territorio, etc;
- Censimenti e statistiche in materia di agricoltura;
- Contabilità: cedolini, contributi e documentazione similare di dipendenti che abbiano lavorato
presso le aziende agricole;
- Piani agricoli e autorizzazioni relative: piani di miglioramento agricolo, boschivo e ambientale;
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Comunicazioni dell’utente alle ex-UMA per regolarizzazioni iscrizione (scartabile dopo 10 anni
dalla cessazione della ditta);
- Dichiarazioni annuali ed elenchi assegnazioni agricole;
- Dichiarazione di raccolta, giacenza uva e vino.
- Domande e certificazioni di ditte/professionisti per essere inclusi nell’albo degli imprenditori
agricoli;
- Domande di autorizzazione all’uso di prodotti fito-sanitari e alla produzione e vendita di piante e
parti di piante (qualora i dati siano conservati in registri o prospetti, anche su supporto elettronico;
conservando eventuali relazioni, rendiconto ed il carteggio);
- Domande di autorizzazione al taglio alberi in zone soggette a vincolo;
- Domande per ottenere la qualifica di utente di motore agricolo (scartabile dopo 10 anni dalla
cessazione della ditta);
- Fiere, mostre e mercati: pianificazione e autorizzazione;
- Fogli di carico e scarico prodotti petroliferi;
- Matrici buoni e controbuoni prodotti petroliferi;
- Modulo trasmissione dati o modifiche requisiti personali utente (scartabile dopo 10 anni dalla
cessazione della ditta);
- Note di trasmissione e richieste buoni;
- Notifiche di impianti, reimpianto ed estirpazione vigneti;
- Strutture ricettive: modelli di comunicazione prezzi ed attrezzature (qualora si conservino
prospetti riassuntivi, banche dati, statistiche).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Domande di concessione di contributi (qualora i dati siano conservati in registri o prospetti, anche
su supporto elettronico; conservando eventuali relazioni, rendiconto ed il carteggio);
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CACCIA E PESCA
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Autorizzazione alla gestione di impianti all'interno di proprietà private riservati alla pesca sportiva:
l'intero carteggio;
- Carta Ittica;
- Censimenti e statistiche in materia di caccia, pesca;
- Comunicazione per l'istituzione del fondo chiuso;
- Concessione per l'esercizio dell'acquacoltura e piscicoltura: l'intero carteggio;
- Contravvenzioni: l'intero carteggio;
- Convegni ed iniziative promozionali in campo ambientale promossi ed organizzati dalla Provincia:
l'intero carteggio;
- Divieti di pesca ed interventi promozionali per incremento pesca: l'intero carteggio;
- Esposti in materia e notizie di reato;
- Gestione della commissione faunistico venatoria;
- Guardie giurate: l'intero carteggio;
- Parchi, riserve naturali, aree protette e naturalistiche: costituzione, verbali, regolamenti,
classificazione, piani, progetti, programmi;
- Piani e programmi faunistico-venatori;
- Registri delle armi in deposito temporaneo e delle munizioni della polizia provinciale;
- Registro elenco autorizzazione alla raccolta di funghi;
- Registri dei processi verbali e dei materiali sequestrati della polizia provinciale;
- Registri dei rapporti della polizia provinciale;
- Studi e ricerche naturalistiche;
- Verbali della commissione esaminatrice le domande di ammissione a sostenere l'esame per
l'esercizio venatorio.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Autorizzazione fauna selvatica non cacciabile e non protetta;
- Autorizzazione semina ittica: l'intero carteggio;
- Autorizzazione per le aree per addestramento cani;
- Documenti relativi a tassidermia;
- Domande di rilascio di licenza di pesca;
- Modelli per le comunicazioni su prelievi di caccia;
- Registro di carico e scarico dei materiali della polizia provinciale;
- Tessere di licenza caccia e pesca (giacenze non distribuite).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Autorizzazione all'esercizio della piscicoltura in zone di risaia o su terreni temporaneamente
allagati : l'intero carteggio;
- Autorizzazione allo svolgimento di gare, manifestazioni e raduni di pesca sportiva: l'intero
carteggio;
- Cattura ed inanellamento a scopo scientifico (attività svolta esclusivamente su richiesta di istituti
scientifici preposti): domande e autorizzazioni;
- Comunicazione forma di caccia prescelta in via esclusiva - art. 19 legge regionale 09/12/93 n. 50;
- Convocazione commissione faunistico venatoria;
- Domande di concessione di risarcimento danni causati da fauna selvatica;
- Domande per appostamenti fissi di caccia;
- Domande di assegnazione ad ambiti territoriali di caccia e comprensori alpini;
- Domande di ammissione a sostenere l'esame per l'esercizio venatorio;
- Domande di partecipazione al piano di contenimento specie nocive (es: nutrie, storni e cinghiali);
- Domande per l'autorizzazione alla raccolta di funghi epigei;
- Manifestazioni sportive (gare cinofile): domande e relative autorizzazioni;
- Riconoscimento diritto esclusivo di pesca: l'intero carteggio;
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- Ripopolamento ittico: l'intero carteggio;
- Tesserini venatori: lettere di invio tesserini, denuncia di smarrimento.
57
ISTRUZIONE, CULTURA, SERVIZI SOCIALI
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Concorsi culturali organizzati negli istituti scolastici;
- Contributi relativi al diritto allo studio: l'intero carteggio;
- Dimensionamento scolastico: l'intero carteggio;
- Fascicoli nominativi delle scuole amministrate dalla Provincia;
- Pareri relativi ai decreti istitutivi di nuovi corsi e dell'autonomia scolastica;
- Programmazione e piani dei beni culturali, di diritto allo studio e allo sport;
- Programmazione e piani per interventi in campo sociale.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Documenti relativi alla raccolta dati sulla frequenza scolastica: si conservano indefinitamente le
statistiche e i prospetti riassuntivi;
- Scuole di proprietà provinciale (lavori): carteggio relativo alla ordinaria e straordinaria
manutenzione.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Domande di concessione dei contributi (qualora i dati siano conservati in registri o prospetti,
anche su supporto elettronico; conservando eventuali relazioni, rendiconto ed il carteggio);
- Carteggio interlocutorio per l'autorizzazione all'uso di impianti sportivi (palestre degli istituti
scolastici);
- Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di aule per concorsi, piani di evacuazione, affitti
sale cinema per assemblee di Istituto, disinfestazione aule;
- Richiesta di forniture da parte degli Istituti scolastici.
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POLITICHE DEL LAVORO, FORMAZIONE PROFESSIONALE E CENTRI PER L'IMPIEGO
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Originali dei verbali degli esami per l’esercizio e abilitazione ad attività professionali, corsi di
formazione, di abilitazione professionale, originale degli atti della commissione o dei comitati,
verbali degli esami, registri di presenza, attestati, programmazione dei corsi, gli eventuali
rendiconti;
- Piani della formazione professionale e delle politiche del lavoro;
- Registri committenti di lavoro a domicilio;
- Vertenze collettive e ammortizzatori sociali: verbali delle riunioni con le parti datoriali e sociali,
procedure di mobilità.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Atti relativi a concorsi, a borse di studio, premi, corsi di aggiornamento di formazione,
qualificazione e specializzazione, esami per l’esercizio ed abilitazione ad attività professionali
(conservando la seguente documentazione: originale degli atti della commissione o dei comitati,
verbali degli esami, registri di presenza, attestati, programmazione dei corsi, gli eventuali
rendiconti; una copia degli stampati e dei manifesti, il registro delle opere esposte in occasione di
mostre artistiche e simili);
- Comunicazioni assunzione apprendisti e dati tutore aziendale (Mod. Ap 1/Allegato DM 359/I/99
del 07.10.99).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Centro per l’Impiego: graduatorie collocamento ordinario, obbligatorio, avviamento a selezione
presso Enti Pubblici;
- Centro per l’Impiego: liste di mobilità;
- Centro per l’impiego: comunicazioni relative ad assunzioni, cessazioni, trasformazioni rapporti di
lavoro e rapporti di apprendistato (conservando schede riassuntive);
- Centro per l’Impiego: provvedimenti di cancellazione;
- Centro per l’Impiego: richiesta di inserimento nelle liste di mobilità (L. 223/91 e L. 236/93) e
corrispondenza INPS relativa alla mobilità;
- Centro per l’Impiego: segnalazioni al Servizio Ispettivo;
- Centro per l’Impiego: trasferimento di iscrizione collocamento ordinario;
- Centro per l’impiego: comunicazioni relative a contratti di formazione;
- Centro per l’Impiego: orientamento (PAI – convocazioni – schede colloqui);
- Centro per l’Impiego:richiesta certificati alle liste;
- Centro per l’Impiego: richieste controllo veridicità autocertificazioni e istanze studi legali;
- Centro per l’Impiego: graduatorie dei lavoratori per i progetti di lavoro socialmente utile;
- Centro per l’Impiego: richieste di personale da parte delle aziende e segnalazione nominativi.
59
TURISMO
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Agenzie di viaggio: licenze, autorizzazioni, controlli e sanzioni;
- Classificazioni alberghiere e strutture ricettive: l'intero carteggio;
- Pro Loco: documentazione;
- Pratiche personali per le iscrizioni agli elenchi delle professioni turistiche: guida turistica,
accompagnatore turistico, animatore turistico e guida naturalistico ambientale;
- Tesserini di accompagnatori turistici rilasciati alle agenzie di viaggio per i propri dipendenti;
- Verbali delle commissioni d’esame per le professioni turistiche.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Esami professioni turistiche: l'intero carteggio;
- Pubblicazioni sul BUR delle tariffe delle professioni turistiche.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Pro loco: richieste contributi ordinari e liquidazioni;
- Strutture ricettive: modelli di comunicazione prezzi ed attrezzature.
DOCUMENTI ELIMINABILI DOPO 2 ANNI
- Modelli di rilevazione presenze ISTAT C-59.
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TITOLO VII°: AREA TERRITORIO
AMBIENTE ED ECOLOGIA
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
- Approvazione dei progetti di impianti di depurazione: l'intero carteggio;
- Attività connesse e funzionali alla raccolta differenziata;
- Autorizzazioni all'esercizio delle operazioni di smaltimento e recupero rifiuti: l'intero carteggio;
- Autorizzazioni alle emissioni di ditte attive
- Autorizzazioni IPPC
- Autorizzazioni per deposito oli minerali: l'intero carteggio;
- Autorizzazioni scarico acque reflue: l'intero carteggio;
- Iscrizioni in procedura semplificata per il recupero dei rifiuti
- Bonifica di siti inquinati;
- Commissioni tecniche del settore ecologia: atti di nomina, verbali e pareri;
- Carteggio in materia di rischi di incidente rilevante;
- Esposti in materia ambientale e notizie di reato;
- Impianti di smaltimento e di recupero rifiuti relativamente all'approvazione del progetto e
all'autorizzazione alla realizzazione;
- Impianti di recupero rifiuti non pericolosi - procedure semplificate;
- Messa in sicurezza permanente di siti contaminati,
- Organizzazione smaltimento rifiuti urbani: carteggio determinazioni dirigenziali;
- Piani di bacino;
- Pianificazione in materia ambientale;
- Piani di zonizzazione acustica;
- Raccolta differenziata rifiuti urbani: carteggio resoconti annuali;
- Valutazione impatto ambientale: l'intero carteggio.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 20 ANNI
- Autorizzazioni idrauliche: l'intero carteggio;
- Autorizzazione emissioni in atmosfera: l'intero carteggio (conservando i registri);- Autorizzazioni
per scavo pozzo, ricerca acque sotterranee, movimento di terreno: l'intero carteggio;
- Autorizzazione scarico acque reflue: l'intero carteggio;- Inchieste a seguito di infortunio in attività
di cava e miniera (conservando i registri);
- Organizzazione smaltimento rifiuti urbani: carteggio provvedimenti regionali, verbali riunioni,
istanze e varie;
- Raccolta differenziata rifiuti urbani: carteggio schede e certificazioni varie.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 10 ANNI
- Agevolazioni e contributi in materia ambientale;
- Analisi alle emissioni presentate in adempimento alle relative autorizzazioni
- Progetti relativi a situazioni impiantistiche superate da successive modifiche relativi a ditte
autorizzate in materia di emissioni in atmosfera
- Inquinamento dell'aria, delle acque, del suolo e sottosuolo, acustico: sanzioni amministrative
ambientali;
- Derivazioni d'acqua: l'intero carteggio;
- Estrazione materiale litoideo: l'intero carteggio;
- Piani/progetti delle attività estrattive e di recupero, autorizzazioni relative.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
- Autorizzazione emissioni non ionizzanti (antenne radio -tv);
- Carteggio attività non soggette ad autorizzazione emissioni in atmosfera (trasmesse dalla Regione
ai sensi del DPR 203/1988);
- Carteggio attività già autorizzate anche in forma tacita in materia di emissioni in atmosfera
relativo a ditte cessate;
61
- Commissioni tecniche settore ecologie: convocazioni, carteggio corresponsione indennità e
corrispondenza varia;
- Modelli MUD (modello unico di dichiarazione ambientale dei rifiuti prodotti e smaltiti) non
sottoposti a sanzioni amministrative;
- Modelli per le denunce di approvvigionamento idrico (pozzi);
- Impianti termici (emissioni da insediamento civili): denunce e rapporti di controllo;
- Rapporti informativi infortuni in attività di cava e miniera;
- Spargimento fanghi di depurazione, residui e residui del ciclo enologico in agricoltura;
- Spargimento liquami zootecnici in agricoltura: comunicazioni e piani di concimazione.
62
URBANISTICA
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
– Piani territoriali di competenza Provinciale;
– PAT/PATI/PI in vigore;
– Sistemi informativi territoriali;
– Strumenti urbanistici su supporto informatico;
– Autorizzazioni Paesaggistiche di competenza provinciale: Atti autorizzativi, con i relativi
allegati, unitamente alle comunicazioni ed ai pareri espressi dalla Soprintendenza.
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 ANNI
– Certificazione della pubblicazione dell'avviso deposito piani urbanistici e varianti;
– Strumenti urbanistici attuativi: controlli, pareri relativi;
– Documentazione relativa alle domande di autorizzazione paesaggistica di competenza
provinciale;
– Atti relativi all'esercizio di poteri di annullamento di provvedimenti comunali in materia di
urbanistica ed edilizia e all'esercizio di poteri sostitutivi riferiti alla pianificazione
urbanistica/territoriale;
– Verbali Conferenze di Servizio finalizzate a varianti urbanistiche e documentazione relativa
(fascicolo conservato da ente promotore);
– Verbali Conferenze di Servizio relativi all'apertura delle grandi strutture di vendita e
documentazione relativa (fascicolo conservato da ente promotore);
– Valutazione del valore venale di opere edilizie ai sensi degli artt. 93 e 96 della L.R. 61/1985;
– Registri delle segnalazioni periodiche da parte dei Comuni degli abusivismi edilizi,
segnalazioni periodiche da parte dei comuni di abusivismi edilizi e relativi elenchi mensili
dei segretari (in quanto documentazione conservata dai singoli Comuni).
DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 2 ANNI
– Bozze PAT/PATI e carteggi transitori;
– Piani regolatori generali e varianti: il termine è conteggiato dalla delibera di approvazione;
– Piani territoriali, non più in vigore.
63
ALLEGATO n. 5
PIANO PER LA SICUREZZA INFORMATICA
Premessa
Il presente Piano si riferisce alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio,
all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di
sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30
giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, così come previsto dall'art. 4 comma 1 lettera c)
del DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis,
41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del
2005”.
1. Formazione dei documenti informatici
1.1 Contenuti
In ogni documento informatico deve essere obbligatoriamente riportata, in modo facilmente
leggibile, l’indicazione del soggetto che lo produce e gli altri elementi elencati nel manuale di
gestione.
Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire la trattazione
automatica dei dati in essi contenuti, l’amministrazione rende disponibili per via telematica moduli
e formulari elettronici.
Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i certificati e i documenti trasmessi all’esterno
contengono solo i dati utilizzati ai fini del procedimento amministrativo e nei termini previsti dalla
legge.
1.2 Modalità
Le modalità per la formazione dei documenti informatici, come previsto dall'art. 3 comma 1 del
DPCM 13/11/2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20,
22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui
al Decreto Legislativo n. 82 del 2005”, sono le seguenti:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento
informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un
documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o
processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi
disponibili all’utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di
dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
1.3 Formati
Per la predisposizione dei documenti informatici si adottano formati che possiedono requisiti di
leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione,
immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. In via preferenziale si adottano i formati
PDF-A, XML, HTML, TXT, TIFF.
1.3 Sottoscrizione
La sottoscrizione dei documenti informatici è eseguita con firma digitale, basata su un certificato
rilasciato da un certificatore accreditato e generata con un dispositivo sicuro.
Per i documenti informatici che non necessitano di sottoscrizione, l’identificazione dei soggetti che
li producono è assicurata dal sistema informatico di gestione dei documenti oppure dal sistema di
posta elettronica certificata.
64
1.4 Datazione
La registrazione di protocollo attribuisce al documento data certa.
2. Gestione dei documenti informatici
2.1. Registrazione
Tutti i documenti informatici ricevuti o prodotti dall’amministrazione sono soggetti a registrazione
obbligatoria ad esclusione di quelli soggetti a registrazione particolare da parte dell’ente.
2.2. Sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti
Il sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti è conforme alle specifiche previste
dalla normativa vigente. Esso assicura:
a) l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale
da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette da modifiche non
autorizzate.
Il sistema inoltre:
1) consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi
di utenti;
2) assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e
l’inpiduazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate.
La conformità del sistema operativo alle specifiche di cui sopra sono attestate dal fornitore con
idonea documentazione.
Per la generazione delle impronte dei documenti informatici il sistema utilizza la funzione di
HASH.
2.3. Registro informatico giornaliero di protocollo
Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il registro informatico
giornaliero di protocollo, all'inizio della giornata lavorativa successiva, viene registrato a protocollo
ed inviato in conservazione a cura del servizio protocollo.
2.4. Modifica o annullamento delle registrazioni di protocollo
L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le
modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 03/12/2013 Regole tecniche protocollo informatico e
all’articolo 21 del manuale di gestione, come di seguito specificato:
a) L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal
sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento
della intera registrazione di protocollo.
b) L’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma
immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre
informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale
memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data,
l’ora e all’autore della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso
campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.
c) Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le
modalità specificate nell’art. 54 del DPR 445/2000.
2.5. Registro di emergenza
In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte
all’articolo 63 del DPR 445/2000 e secondo quanto previsto all’art. 29 del manuale di gestione.
2.6. Sicurezza fisica dei documenti
Il responsabile del servizio protocollo, in accordo col responsabile dei sistemi informativi,
garantisce la puntuale esecuzione delle operazioni di backup dei dati e dei documenti registrati, su
supporti informatici non riscrivibili, da parte di personale appositamente autorizzato.
65
Ogni operazione di manutenzione o di backup effettuata sul sistema che ospita la base documentale
e sul sistema di protocollo informatico è registrata su un file di log periodicamente controllato.
3. Accessibilità ai documenti informatici
3.1 Gestione della riservatezza
A ogni documento, all’atto della registrazione nel sistema di protocollo informatico, è associata una
Access Control List (ACL) che consente di stabilire quali utenti o gruppi di utenti hanno accesso ad
esso. Per default il sistema segue la logica dell’organizzazione, nel senso che ciascun utente può
accedere solamente ai documenti che sono stati assegnati alla sua struttura di appartenenza, o agli
uffici ad esso subordinati.
L’amministrazione adotta regole per l’accesso ai documenti sulla base della normativa vigente in
materia di privacy.
3.2. Accesso da parte degli utenti interni all’amministrazione
Il livello di autorizzazione all’utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti è attribuito
secondo quanto disposto all’art. 39 del manuale di gestione.
Il controllo degli accessi ai dati di protocollo e alla base documentale da parte del personale
dell’amministrazione è assicurato utilizzando USER ID e PASSWORD assegnate ad ogni utente.
Il servizio informatico assicura periodicamente la variazione sistematica delle password assegnate
agli utenti per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico.
3.3 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
L’accesso al sistema da parte di altre pubbliche amministrazioni avviene secondo quanto previsto
dalla normativa vigente e con le funzioni minime previste dall’articolo 60, comma 2, del DPR
445/2000.
4. Trasmissione e interscambio dei documenti informatici
4.1. Sistema di posta elettronica certificata e interoperabilità
Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo e’ effettuato mediante messaggi
di posta elettronica certificata ai sensi del DPR 68/2005, o messaggi conformi ai sistemi di posta
elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-
822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni.
Il servizio di posta elettronica certificata è connesso con il sistema di protocollo informatico, ed
opera con le modalità descritte agli artt. 22, 23, 40 del manuale di gestione.
L’operazione di ricezione dei documenti informatici comprende i processi di verifica
dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.
I documenti informatici da inviare all'esterno sono trasmessi all’indirizzo di PEC dei destinatari,
rilevato dai siti web previsti allo scopo (INIPEC per le imprese e i professionisti, IPA per le
amministrazioni pubbliche) o comunicato dagli stessi destinatari.
5. Conservazione dei documenti informatici
5.1 Procedure di conservazione
La conservazione dei documenti informatici avviene nei modi e con le tecniche specificate nel
DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20,
commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.
Le modalità sono tutte descritte nel Manuale di conservazione dei documenti informatici
(Allegato n. 6 del manuale di gestione).
66
ALLEGATO n. 6
MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI
INFORMATICI
Ai sensi dell’art. 14 del DPCM 03/12/13 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, commi 2 e 3, i sistemi di
conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del decreto (12/04/14) sono adeguati entro e non oltre 36 mesi
dall’entrata in vigore del decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di
tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni
caso le regole tecniche di cui al decreto. Fino al completamento del processo, restano validi i sistemi di conservazione
realizzati ai sensi della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Il Responsabile della conservazione valuta l’opportunità di riversare
nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di
conservazione dei documenti in essi contenuti. Il sistema di conservazione LegalDoc di InfoCert è in corso di revisione e gli
esperti di normativa e processo stanno realizzando il piano di adeguamento. Al termine della revisione il piano verrà
comunicato ai clienti affinché possano prontamente aggiornare il Manuale della Conservazione in loro possesso e previsto
dall’art. 8 del DPCM 03/12/13.
67
INDICE
1 Introduzione al documento .........................................................................................................66
2 Nomine e inpiduazione dei compiti.......................................................................................... 70
3 Fondamenti normativi..................................................................................................................73
4 Il sistema di creazione e gestione dei documenti........................................................................78
5 Il sistema di conservazione documentale....................................................................................80
6 Le tipologie documentali..............................................................................................................84
7 Il processo di conservazione.......................................................................................................86
8 Procedure di ricerca ed esibizione..............................................................................................92
9 Modifica dei documenti posti in conservazione...........................................................................95
10 Misure di sicurezza................................................................................................................... 96
11 Note conclusive.........................................................................................................................98
12 Allegati …..................................................................................................................................100
68
1 Introduzione al documento
1.1 Scopo e campo di applicazione del documento
Il presente documento è il Manuale di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici, ai sensi
dell’articolo 38 del Manuale Di Gestione Documentale redatto dalla Provincia di Vicenza.
Il Manuale ha lo scopo di raccogliere le perse normative in materia e di documentare il processo di
conservazione dei documenti elettronici/informatici.
Inoltre, descrive tutte le procedure e le prassi seguite dalla Provincia di Vicenza (di seguito anche
“Provincia”) e dal partner tecnologico Infocert SpA in materia di gestione della sicurezza del servizio, dei
documenti e delle informazioni trattate: questa parte costituisce il regolamento operativo di tutti i processi di
digitalizzazione dei documenti di conservazione digitale e comprende anche i riferimenti necessari per
l'integrazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza redatto secondo gli obblighi di cui agli articoli
33 e 34 del D.Lgs 196/2003.
In caso di ispezione da parte delle Autorità di Vigilanza o di altri organismi a ciò deputati, il Manuale
permette un agevole svolgimento di tutte le attività di controllo e costituisce una importante dimostrazione
dell'impegno dell’Ente al rispetto delle norme.
Il documento si applica al servizio LegalDoc fornito in modalità ASP (Application Service Providing) da
InfoCert SpA secondo uno schema di Business Process Outsourcing (BPO).
Il Manuale è organizzato per sezioni:
1. la prima sezione (capitoli 1-3) contiene una panoramica di tutte le leggi e i decreti che regolano la
materia, fornisce il profilo della Provincia di Vicenza, il profilo di InfoCert e dettaglia la configurazione
dei sistemi utilizzati per l'erogazione;
2. la seconda sezione (capitoli 4-9) descrive il servizio LegalDoc, il responsabile della conservazione,
descrive i macro flussi operativi definiti per la gestione della documentazione elettronica. Inoltre, è
dettagliato il procedimento di conservazione posto sotto la responsabilità di InfoCert in virtù della
delega allo svolgimento delle attività di competenza del Responsabile della Conservazione,
sottolineando input, output e responsabilità di ogni fase. Infine, vengono descritti i controlli effettuati e i
processi ricerca e esibizione a norma dei documenti conservati.
3. la terza sezione (capitoli 10-12) riporta le misure fisiche e logiche di sicurezza adottate, cenni sui
riversamenti, i riferimenti alla normativa e alla policy sulla protezione dei dati personali e gli allegati al
Manuale.
1.2 Principi di redazione
La redazione del Manuale della Conservazione della Provincia di Vicenza è ispirata ai seguenti principi:
Principio di Trasparenza, il Manuale mira a fornire una chiara spiegazione del sistema di
conservazione documentale e dei processi erogati;
Ottica di processo, il documento mira a descrivere le fasi dei processo, non il dettaglio tecnico degli
strumenti utilizzati, ad uso interno e a fini ispettivi;
69
Principio di Rilevanza: nel Manuale sono contenute solamente le informazioni rilevanti, con un
livello di dettaglio mirante ad agevolare le ispezioni, senza dettagli tecnici superflui;
Principio di Accuratezza: le informazioni sono state revisionate da più persone, poste ai persi
livelli della catena decisionale.
1.3 Termini e definizioni
ARCHIVIAZIONE è il processo di trattamento e gestione dei documenti di uso corrente e/o nel
medio lungo periodo. È passo propedeutico alla conservazione, per il quale
non sono previsti particolari obblighi di legge.
CONSERVAZIONE vedi conservazione
SOSTITUTIVA
CONSERVAZIONE il processo che consente di conservare i documenti in modalità informatica a
norma di legge e che risponde a quanto stabilito nella deliberazione CNIPA 11
del 19 febbraio 2004.
DOCUMENTO ANALOGICO documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo
ORIGINALE secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di
terzi;
DOCUMENTO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
INFORMATICO
DATI SENSIBILI ai sensi dell’articolo 4, comma 1, lettera d) del Decreto Legislativo 30 giugno
2003, n.196, i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le
convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato
di salute e la vita sessuale
EVIDENZA INFORMATICA una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una
procedura informatica (art. 1 comma 1 lettera r) deliberazione CNIPA 11 del
19 febbraio 2004)
FIRMA DIGITALE un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualifi-
cato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, corre-
late tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario
tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare
la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di do-
cumenti informatici (art. 1 comma 1 lettera s) Decreto Legislativo del 7 marzo
2005 n. 82)
FIRMA ELETTRONICA l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di
identificazione informatica (art. 1 comma 1 lettera q) Decreto Legislativo del 7
marzo 2005 n. 82)
FIRMA ELETTRONICA un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certifica-
QUALIFICATA to qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della
firma (art. 1 comma 1 lettera r) Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82)
70
FIRMA ELETTRONICA insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento
AVANZATA informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e
garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il
firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta
firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati (art. 1 comma 1 lettera q-bis) Decreto Legislativo
del 7 marzo 2005 n. 82)
IMPRONTA DI UNA la sequenza dei simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante
SEQUENZA DI SIMBOLI l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash (art. 1 comma 1
BINARI (o HASH) lettera s) deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio 2004).
LOTTO DI DOCUMENTI insieme di documenti raggruppati secondo un criterio di aggregazione, aventi
un file indice (file di chiusura del lotto) che attesta la conservazione con
l'apposizione della firma del Responsabile della Conservazione e della marca
temporale.
MARCA TEMPORALE il riferimento temporale che consente la validazione temporale, così come
definita all'art. 1 comma 1 lettera i) DPCM del 30 marzo 2009.
La marca temporale è opponibile ai terzi.
PORTABLE DOCUMENT formato di file creato da Adobe Systems nel 1993 per lo scambio di
FORMAT documenti. Il PDF è un formato a schema fisso basato su un linguaggio di
descrizione di pagina che permette di rappresentare documenti in modo
indipendente dall’hardware, dal software e dal sistema operativo; ogni PDF
incapsula una descrizione completa del documento, che include testo,
caratteri, immagini e grafica.
PDF è uno standard aperto; recentemente la versione PDF/A (PDF Reference
Version 1.4) è stata riconosciuta dall’International Organization for
Standardization (ISO) con la norma ISO 19005:2005.
RESPONSABILE DELLA il soggetto cui sono attribuite funzioni, adempimenti, attività e responsabilità
CONSERVAZIONE relative al processo di conservazione ottica sostitutiva conformemente a
quanto previsto all'art. 5 della deliberazione Cnipa 11 del 19 febbraio 2004.
RIFERIMENTO informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più
TEMPORALE documenti informatici, così come definito all'art. 1 comma 1 lettera m) DPCM
del 30 marzo 2009.
HARDWARE SECURITY dispositivo crittografico ad alte prestazioni utilizzato per apporre
MODULE automaticamente la firma digitale e la validazione temporale ad elevati volumi
di documenti informatici
POSTA ELETTRONICA sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione
CERTIFICATA elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici
EXTENSIBLE MARKUP linguaggio derivato dall’SGML (Standard Generalized Markup Language),
LANGUAGE metalinguaggio che permette di creare altri linguaggi. Mentre l’HTML è
un’istanza specifica dell’SGML, XML costituisce a sua volta un
metalinguaggio, più semplice dell’SGML, largamente utilizzato per la
descrizione di documenti sul Web. L’XML viene utilizzato per definire le
strutture dei dati invece che per descrivere come questi ultimi devono essere
presentati. Tali strutture vengono definite utilizzando dei marcatori (markup
tags). Diversamente dall’HTML, l’XML consente all’utente di definire marcatori
personalizzati, dandogli il controllo completo sulla struttura di un documento.
Si possono definire liberamente anche gli attributi dei singoli marcatori.
71
1.4 Acronimi
CA Certification Authority
CNIPA Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (ora
Agenzia per l'Italia Digitale)
D. LGS Decreto Legislativo
DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
GU Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana
HSM Hardware Security Module
PDF Portable Document Format
PEC Posta Elettronica Certificata
SG Sistema di Gestione
SGD Sistema di Gestione Documentale
SSL Secure Socket Layer
TSA Time Stamping Authority
TSS Time Stamping Service
TU Testo Unico
URL Uniform Resource Locator
XML Extensible Markup Language
72
2 Nomine e inpiduazione dei compiti
In questo capitolo sono inpiduati i differenti soggetti che intervengono a vario titolo nelle perse fasi
del processo di creazione dei documenti elettronici, digitalizzazione dei documenti cartacei e
conservazione elettronica documentale.
2.1 Cliente
Ente Provincia di Vicenza
Sede Amministrativa Contrà Gazzolle, 1 – 36100 Vicenza
Recapiti idem
Sito web www.provincia.vicenza.it
Partita IVA 00496080243
Codice Fiscale 00496080243
2.2 Referenti di processo
Nominativo dei soggetti della Provincia incaricati della gestione del sistema di creazione dei documenti
e di invio dei documenti in conservazione.
Nome e Cognome COGO EGIDIO (responsabile Unità Complessa Archivio e Protocollo)
Responsabile della Conservazione interno
Ente/Società Provincia di Vicenza
Data inizio incarico
Data termine incarico
Nome e Cognome SACCILOTTO PAOLO, BAIO MARIO, BOARINA FRANCA, PAULON
MARILENA, VIERO ILARIO (componenti Unità Complessa Archivio e
Protocollo)
Referenti di processo
Ente/Società Provincia di Vicenza
Data inizio incarico
Data termine incarico
73
2.3 Responsabile della conservazione
La Provincia di Vicenza, avvalendosi della facoltà prevista dalla Deliberazione CNIPA 11/2004, articolo
5, commi 2 e 3, ha affidato lo svolgimento delle attività del Responsabile della Conservazione ad un
soggetto terzo che, per competenza ed esperienza, garantisce lo svolgimento delle suddette attività (si
veda in proposito l’allegato n° 2 Affidamento del procedimento di conservazione sostitutiva).
Le attività sono state affidate ad InfoCert SpA, gestore del servizio di conservazione sostitutiva in
outsourcing LegalDoc.
InfoCert assume l’incarico di svolgere le attività delegate dal Responsabile della Conservazione in
accordo con quanto previsto dal contratto, dagli allegati contrattuali e dall'articolo 5 della Deliberazione
CNIPA 11/2004, che ne delinea i compiti.
InfoCert SpA provvede ad affidare lo svolgimento delle attività delegate dal Responsabile della
Conservazione ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta
esecuzione dei processi di conservazione definiti dalle norme, dal contratto e dagli allegati contrattuali.
L’incaricato di InfoCert può delegare lo svolgimento di parte del processo a una o più persone con
adeguata competenza ed esperienza, secondo quanto previsto nella documentazione interna di
organizzazione e gestione del servizio di conservazione.
L’atto di affidamento allo svolgimento delle attività del Responsabile della Conservazione viene conferito
dalla Provincia di Vicenza ad InfoCert contestualmente alla sottoscrizione del contratto di adesione al
servizio LegalDoc.
2.4 InfoCert SPA
Denominazione sociale InfoCert SpA
Sede Legale: Piazza Sallustio, 9
00187 Roma
Tel. +39 06 442851
Fax +39 06 44285255
Sedi Operative: Via Russoli, 5
20143 Milano
Tel. +39 02 87286700
Corso Stati Uniti, 14
35127 Padova
Tel. +39 049 8288111
Fax +39 049 8288406
Sito web: www.infocert.it
e-mail info@infocert.it
PEC infocert@legalmail.it
Codice Fiscale / Partita IVA 07945211006
Numero REA RM - 1064345
InfoCert S.p.A. è il Primo Ente Certificatore per la firma digitale in Italia, leader di mercato per i processi di con-
servazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e per i servizi di Posta Elettronica Certificata.
74
InfoCert S.p.A. progetta e sviluppa soluzioni informatiche ad alto valore tecnologico per la dematerializzazione
dei processi documentali di imprese, associazioni, ordini professionali, Pubblica Amministrazione e professio -
nisti.
InfoCert S.p.A., con un capitale sociale di 17.704.890,00 euro ed un fatturato 2011 di 30 milioni di euro, eroga
servizi di gestione documentale (LegalCycle), conservazione sostitutiva a norma dei documenti (LegalDoc),
certificazione e sicurezza digitale (LegalCert), gestione di Posta Elettronica Certificata (Legalmail), formazione
e conservazione a norma del Libro Unico del Lavoro in formato elettronico (LegalHR), dematerializzazione dei
flussi documentali verso le banche (LegalPay) e gestione efficiente e sicura della modulistica elettronica (Le-
galForm).
Nel dicembre 2009 l'offerta di InfoCert si arricchisce grazie alla acquisizione al 100% di KLever, società di con -
sulenza tecnologica focalizzata su soluzioni di Enterprise Content Management (ECM).
1.1.1 Identificazione nel sistema
Il Responsabile della Conservazione InfoCert viene identificato nel sistema LegalDoc grazie alla
definizione di un particolare utente con il ruolo di “responsabile del procedimento di conservazione”.
Gli estremi identificativi di questo particolare utente (organizzazione di appartenenza, cognome, nome,
codice fiscale) sono, inoltre, riportati anche nelle informazioni associate ai documenti conservati (nelle
informazioni relative ad ogni documento e nel file di chiusura lotto).
1.1.2 Supporto offerto dal sistema
LegalDoc supporta il Responsabile della Conservazione InfoCert nel controllo dell'effettiva leggibilità dei
documenti conservati e mantiene la tracciatura delle esibizioni effettuate, considerate una ulteriore prova di
leggibilità.
Il sistema gestisce in maniera automatica i parametri di organizzazione del contenuto dei supporti di
memorizzazione e le procedure di sicurezza e di tracciabilità, fondamentali per la corretta conservazione
del documento conservato.
Il sistema supporta il Responsabile della Conservazione nell'archiviazione delle informazioni relative a
ogni supporto di memorizzazione utilizzato attraverso specifiche funzionalità, sulle quali egli esercita
l'attività di controllo e di supervisione.
LegalDoc, inoltre, fornisce al Responsabile della Conservazione InfoCert un set di funzionalità per il
mantenimento dell'archivio delle perse versioni del software in gestione e il monitoraggio sia del flusso di
documenti elaborati dal sistema, sia dei serventi specializzati. Il sistema, infatti, segnala ogni anomalia
riscontrata, consentendo un pronto intervento e assicurando un monitoraggio costante.
75
3 Fondamenti normativi
3.1 Introduzione
Le realtà aziendali e di Pubblica Amministrazione avvertono in maniera sempre crescente la necessità
di ottenere e gestire informazioni corrette, tempestive, aggiornate, autentiche, integre, logicamente
accessibili, protette e disponibili nel tempo. Riuscire a garantire queste caratteristiche permette alla
dirigenza di rispondere in maniera adeguata alle richieste interne o esterne all’ente e di trasformarle in un
reale vantaggio.
Al crescere dei volumi della documentazione prodotta, il costo per archiviare e conservare nel tempo le
informazioni in modo organizzato è ingente e può creare inutili processi di burocratizzazione. Per questi
motivi una ben organizzata adozione del documento digitale consente di ridurre i costi e supportare
efficacemente l’attività dell’ente.
3.2 Il quadro normativo
Il contesto normativo in cui si inquadra la conservazione sostitutiva risale al 1994, ma è solo a partire
dall’anno 2004 che interventi più significativi hanno reso possibile la conservazione dei documenti in
formato digitale valevole anche ai fini fiscali. Senza ripercorrere in dettaglio tutto l’excursus legislativo, se
ne fornisce di seguito una panoramica per una più agevole comprensione dell’intero quadro normativo.
La legge numero 537 del 24 dicembre 1993 “Interventi correttivi di finanza pubblica” (GU n. 303 del 28
dicembre 1993) affronta per la prima volta il tema di una modalità alternativa di conservare (e
conseguentemente esibire) dei documenti a fini amministrativi. La norma introduce nell’ordinamento la
possibilità di conservare scritture e documenti contabili “sotto forma di registrazioni su supporti di immagini”
ed estende questa possibilità anche a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni
tributarie.
Le relative modalità operative, tuttavia, sono rimandate ad un decreto del Ministero delle Finanze,
emanato solamente dieci anni più tardi (23 gennaio del 2004) permettendo l’avvio concreto del processo.
Nel frattempo, è stato completato il quadro normativo relativo al documento informatico, alla firma
digitale e alla fattura elettronica (a titolo non esaustivo si citano il Testo Unico sulla documentazione
amministrativa – TU 445/2000, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8/02/1999 ora sostituito
dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13/01/2004, le numerose deliberazioni AIPA – poi
penuta CNIPA, ora DigitPA –, il Decreto Ministero Economia e Finanze 23 gennaio 2004 e il Decreto
Legislativo 52 del 20 febbraio 2004, relativi a specifiche tipologie di documenti).
Inoltre, è stato emanato il “Codice Dell’Amministrazione digitale”, il D.Lgs n. 82 del 7 marzo del 2005
(GU 16/05/2005 s.o. n. 93/L) entrato in vigore a partire dal 1 gennaio 2006, che vuole contribuire a rendere
ancora più omogeneo il quadro di riferimento; da questa data tutte le disposizioni non riunite e coordinate
all’interno del Codice sono state abrogate. Il Codice è stato recentemente rivisto dal D.Lgs. n. 235 del 30
dicembre 2010, allo scopo di rendere il quadro normativo più coerente alle innovazioni tecnologiche
occorse negli ultimi anni.
3.3 Principali riferimenti normativi
1. Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 – Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Testo coordinato con le
76
modifiche apportate dal D.Lgs 23 gennaio 2002, n. 10 e dal DPR 7 aprile 2003, n. SQ01-00-02
Procedura per la gestione della documentazione.
Questo DPR è stato per la maggior parte sostituito dal Codice dell’amministrazione digitale in
vigore dal 1° gennaio 2006.
2. Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche – Codice in materia di
Protezione dei Dati Personali
3. Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in persi
tipi di supporto.
4. Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 – Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione su supporto ottico idoneo a garantire al conformità dei documenti agli originali.
5. Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell'amministrazione digitale – Testo che
rappresenta la base per tutti i successivi interventi che verranno in tema di uso dei documenti
digitali. In dettaglio si definiscono nuovamente i ruoli e le caratteristiche dei documenti informatici e
se ne amplia l’utilizzo; in particolare, la PA vede imporre un uso delle tecnologie informatiche e la
pressoché totale dematerializzazione dei documenti nei rapporti tra cittadini, imprese e pubblica
amministrazione.
6. Decreto-Legge 29 novembre 2008, n. 185, coordinato con la legge di conversione 28 gennaio
2009, n. 2 – Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per
ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale – Modifiche al CAD in materia di
copie informatiche di documenti analogici, modifiche al Codice Civile in materia di documentazione
informatica
7. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo 2009 – Regole tecniche in materia di
generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti
informatici
8. Decreto Legislativo del 30 dicembre 2010 – Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18
giugno 2009, n. 69.
9. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di
sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1
e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo
n. 82 del 2005.
3.4 La conservazione sostitutiva dei documenti
L’implementazione e la gestione dei processi di creazione e conservazione dei documenti elettronici e di
conservazione sostitutiva è una operazione che si avvale di numerosi strumenti ed elementi, regolata da
apposite discipline che vanno raccordate alla disciplina generale della conservazione.
Di seguito si richiamano i principali strumenti ed elementi:
Documento informatico: è una realtà immateriale e il tipo di supporto fisico sul quale esso è
registrato è irrilevante per la natura del documento stesso.
77
Del documento informatico, a differenza di quello cartaceo, è possibile avere molteplici esemplari,
tutti giuridicamente rilevanti e aventi identico valore legale. Per le sue caratteristiche, il documento
informatico necessita di strumenti di validazione informatica efficaci e sicuri affinché ne siano
garantite, in particolare, l'integrità e l'autenticità. Esemplificando, la gestione di un documento
informatico non può prescindere dalla disponibilità di un elaboratore e dei relativi programmi
necessari sia per “formare” il documento che per “leggerlo” e verificarne autenticità, integrità e
paternità.
Documento analogico: in generale, è quello che per la sua formazione utilizza una grandezza
fisica che assume valori continui come, ad esempio, le tracce continue su carta per il documento
cartaceo o le immagini continue per il film. Il supporto fisico su cui si può formare il documento
analogico non è necessariamente quello cartaceo, ma può essere film, lastra o pellicola
radiologica, microfiche e microfilm, nastro audio e video. Il documento analogico può essere
originale, a sua volta distinto in originale unico e non unico, o copia.
Supporto di memorizzazione: il supporto può essere ottico o non ottico, in quanto il documento
esiste a prescindere dal supporto su cui è memorizzato. Il DPCM 03/12/2013 autorizza l’utilizzo di
un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante tecnologia
laser (dischi ottici WORM e CD-R, dischi magneto-ottici o DVD). È data, inoltre, la possibilità di
utilizzare un qualsiasi altro supporto di memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, nel
rispetto delle regole tecniche previste ed in mancanza di altri motivi ostativi.
Si è, infatti, raggiunta la consapevolezza del fatto che gli strumenti di firma digitale e di marca
temporale garantiscono idoneamente l’integrità del documento nel processo di conservazione,
indipendentemente dal supporto scelto. Gli stessi strumenti garantiscono anche la possibilità di
trasmissione telematica dei documenti, senza che questo processo di trasmissione possa portare
ad alterazioni di sorta.
Firma digitale: è l’elemento principale che interviene nella gestione elettronica del documento
informatico dalla formazione, alla trasmissione, fino alla conservazione, poiché conferisce piena
validità legale al documento cui è apposta, assicurando autenticità, integrità, non ripudiabilità.
Attestazione temporale: per stabilire il momento temporale in cui un documento informatico è
stato formato è necessario attribuirgli una “validazione temporale”, definita come il risultato di una
procedura informatica in grado di offrire un riferimento temporale opponibile ai terzi. Lo strumento
per ottenere questo risultato è la marca temporale, una particolare firma elettronica che contiene
l’ora e la data in cui è stata generata ed è opponibile ai terzi.
Il fine ultimo del processo di conservazione è rendere un documento inalterabile ed immodificabile, in
modo che possa essere disponibile nel tempo nella propria autenticità ed integrità.
In linea generale non sono previste autorizzazioni preventive per l’adozione di criteri operativi per
effettuare la conservazione sostitutiva. Per effettuare la riproduzione e la conservazione dei documenti su
supporti digitali, tuttavia, è necessario rispettare le regole tecniche previste dalla normativa, previste nel
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di sistema
di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e
71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Il provvedimento ridefinisce il quadro normativo di riferimento, mutato grazie al progresso tecnologico,
adattandolo alle nuove situazioni.
78
3.5 Il responsabile della conservazione
Il DPCM 03/12/2013 enfatizza il ruolo del Responsabile della Conservazione di documenti in formato
digitale che assume un ruolo fondamentale all’interno del processo di conservazione sostitutiva, insieme ai
suoi delegati o ai terzi affidatari.
La presenza del Responsabile della Conservazione è necessaria sia in ambito privato sia in ambito
pubblico e vi sono attributi compiti debitamente elencati, riguardanti le funzioni, gli adempimenti, le attività e
le responsabilità. Il Responsabile della Conservazione è tenuto a gestire il processo in coerenza con
quanto stabilito dalla normativa in vigore.
Uno dei obiettivi principali del Responsabile della Conservazione sostituiva è di definire ed impostare il
processo per il trattamento della documentazione soggetta a conservazione sostituiva.
Più in particolare dovrà provvedere a:
1. definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei
documenti (analogici o informatici) da conservare, tenendone evidenza;
2. organizzare conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestire le procedure di sicurezza e di
tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche al fine consentire l'esibizione di
ciascun documento conservato;
3. archiviare e rendere disponibili, con l'impiego di procedure elaborative e relativamente ad ogni
supporto di memorizzazione utilizzato:
a) la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
b) gli estremi identificativi del Responsabile della Conservazione;
c) gli estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal Responsabile della
Conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
d) l'indicazione delle copie di sicurezza.
4. mantenere e rendere accessibile un archivio dei programmi in gestione nelle eventuali perse
versioni;
5. verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
6. adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di
conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
7. richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando
allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività attribuitegli;
8. definire e documentare le procedure da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
9. verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei
documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto
dei supporti.
Al Responsabile della Conservazione sono attribuiti compiti cruciali in ragione del controllo e della
supervisione che egli attua sull'intero procedimento di conservazione sostitutiva.
Gli adempimenti comprendono non solo attività di pianificazione, ma anche attività di tipo
operativo/esecutivo, che può essere necessario svolgere in sedi perse e magari distanti tra di loro.
L'utilizzo degli strumenti telematici, infatti, consente di memorizzare documenti e scritture contabili con
estrema facilità e a costi minori in sedi accentrate specializzate.
Il DPCM 03/12/2013 consente di delegare in tutto o in parte le attività previste ad altri soggetti interni
alla struttura e/o di affidarle a soggetti terzi (pubblici o privati) i quali sono tenuti ad osservare le
disposizioni contenute nella deliberazione stessa.
79
3.6 La normativa in pratica
Conservabile in modalità
Tipologia Emissione
sostitutiva
Documento cartaceo “non unico” Cartacea Sì
Sì, con l’intervento del Pubblico
Documento cartaceo “unico” Cartacea
Ufficiale
Nessuna condizione
Documento elettronico semplice (la sua validità è sottoposta alla Sì
valutazione del giudice)
Documento “statico”
Documento elettronico con
Firma elettronica qualificata o Sì
valenza di “forma scritta”
firma digitale
80
4 Il sistema di creazione e gestione dei
documenti
Si rimanda al Manuale di Gestione della Provincia di Vicenza per la descrizione funzionale ed operativa
del sistema di gestione informatica dei documenti adottato dalla Provincia, con particolare riferimento alle
modalità di utilizzo dello stesso.
4.1 Strumenti utilizzati
Gli strumenti utilizzati per la creazione di documenti informatici sono: software per la produzione di testi, fogli di lavoro,
disegni, ecc.; software per la conversione in formato pdf di file prodotti con gli strumenti di cui al punto precedente;
software per la produzione di altri formati di file.
1.1.3 Servizi di certificazione
Nella Provincia di Vicenza i documenti informatici vengono sottoscritti con firma digitale. Il servizio di certificazione è a
cura di Infocert SpA.
4.2 Controlli
Ai sensi di legge, la Provincia di Vicenza assicura che i documenti inviati in conservazione sono statici
non modificabili, ovvero redatti in modo tale per cui il contenuto non possa essere alterabile durante le fasi
di conservazione ed accesso ed è immutabile nel tempo.
4.3 Indicizzazione dei documenti
La Provincia di Vicenza provvede all’indicizzazione dei documenti utilizzando le funzioni messe a
disposizione dal sistema di creazione e gestione dei documenti.
4.4 Gestione delle anomalie
Il sistema di conservazione LegalDoc è configurato per accettare solo documenti in formati prestabiliti e dimensioni non
superiori ai 20 MB. Al venir meno di una di queste condizioni, sopraggiungendo l’impossibilità per LegalDoc di accettare
il documento, e lascia in attesa il documento in entrata senza immetterlo nel sistema di conservazione e
contestualmente segnala l’anomalia alla Provincia di Vicenza.
81
4.5 Formato dei documenti elettronici
Il DPCM 03/12/2013, nell'allegato 2, fornisce indicazioni sui formati documentali da adottare per la
conservazione a lungo termine dei documenti, ovvero le modalità di organizzazione delle informazioni in un
codice binario.
La Provincia di Vicenza ha inpiduato, oltre ai formati standard, formati specifici nei quali creare i propri
documenti elettronici (vedasi allegato 3).
82
5 Il sistema di conservazione documentale
5.1 Descrizione generale del servizio
LegalDoc è un servizio di conservazione dei documenti erogato in modalità ASP e sviluppato sulle
esigenze di imprese, professionisti, associazioni, Pubblica Amministrazione centrale e locale, che permette
di mantenere e garantire nel tempo l'integrità e la validità legale di un documento informatico, nel rispetto
della normativa vigente.
LegalDoc consente le funzionalità di:
conservazione del documento: il documento, ricevuto negli Internet Data Center di InfoCert in formato digitale
statico non modificabile, ovvero redatto in modo tale per cui il contenuto non possa essere alterabile durante le
fasi di conservazione ed accesso, viene conservato a norma di legge per tutta la durata prevista dal contratto;
rettifica di un documento conservato: un documento inviato in conservazione può essere rettificato dall’invio di
un documento successivo. La rettifica non comporta la cancellazione del documento originario dall’archivio a
norma ma è una modifica logica, nel pieno rispetto del principio di tracciabilità del documento;
cancellazione di un documento conservato: un documento inviato in conservazione può essere cancellato,
allegando eventualmente la motivazione della cancellazione. Il sistema terrà comunque traccia del documento
all’interno dell’archivio a norma, nel rispetto del principio di tracciabilità del documento;
visualizzazione di un documento conservato (esibizione a norma): il documento richiesto viene richiamato via
web direttamente dal servizio di conservazione sostitutiva LegalDoc ed esibito con garanzia della sua
opponibilità a terzi.
LegalDoc integra il sistema di gestione documentale in uso della Provincia di Vicenza e ne estende i
servizi con funzionalità di stoccaggio digitale; il servizio consente di organizzare liberamente le fasi di
creazione, utilizzo e archiviazione dei documenti, intervenendo solamente nella fase di conservazione e
solamente per i documenti che l'azienda sceglie di conservare.
5.2 Definizione di documento
In LegalDoc il documento è un insieme di uno o più file digitali, anche di perse tipologie. Ad ogni
documento è associato un file di controllo e un file delle direttive di conservazione, nonché un identificativo
univoco generato da LegalDoc (“Token LegalDoc”). Il documento rappresenta l'unità minima di
elaborazione nel senso che viene memorizzato ed esibito come un tutt'uno; non è possibile estrarre da
LegalDoc parti di un documento.
Un documento conservato presso il sistema LegalDoc, quindi, ha le seguenti caratteristiche:
è costituito da uno o più file;
è memorizzato sui supporti previsti dalla procedura di conservazione;
è identificato in maniera univoca attraverso il token LegalDoc;
appartiene a un lotto di documenti, a sua volta identificato univocamente nel sistema di conservazione;
è conservato insieme al file delle direttive di conservazione, al file di ricevuta e al file di controllo del documento.
I documenti inviati nei formati standard, dettagliati nella documentazione contrattuale a disposizione del
Cliente, sono visualizzabili mediante i relativi software definiti e messi a disposizione da InfoCert. Al
momento dell’attivazione del servizio, il Cliente verifica che i documenti inviati siano nel formato standard
leggibile con il software definito da InfoCert.
83
5.3 Configurazione dei sistemi
1.1.4 Modalità di erogazione
Il servizio di conservazione sostitutiva LegalDoc è implementato da una applicazione software
appositamente sviluppata a tale scopo (applicazione Java in architettura distribuita, ossia costituita da
molteplici componenti) e da una serie di servizi di interesse generalizzato conpisi con altre applicazioni
(marca temporale, HSM, supporti di conservazione, PEC).
LegalDoc è reso in modalità ASP (Application Service Providing) e consente al Cliente di accedere ai
servizi di conservazione sostitutiva dei documenti informatici su un elaboratore elettronico, gestito da
InfoCert e fisicamente posto nei locali di quest'ultima, in conformità a quanto descritto nel documento [1]
Condizioni Generali di Contratto e nella relativa documentazione tecnica da questo referenziata.
Il servizio è accessibile dalla apposita URL di rete; il Cliente richiama i servizi di LegalDoc secondo le
modalità indicate da InfoCert nella documentazione contrattuale.
Figura 1 offre uno schema esemplificativo del dialogo tra l'applicazione del Cliente e LegalDoc,
distinguendo le parti che rimangono sotto la responsabilità del Cliente da quelle di competenza di InfoCert.
Figura 1 - Dialogo tra il sistema di gestione del Cliente e il sistema di conservazione documentale LegalDoc
5.4 Componenti
1.1.5 Marca temporale
Per l'emissione delle marche temporali LegalDoc si avvale del sistema di marcatura di InfoCert,
Certification Authority accreditata. La marca temporale viene richiesta al TSS (Time Stamping Service) che
la restituisce firmata con un certificato emesso dalla TSA (Time Stamping Authority) di InfoCert.
Il TSS è sincronizzato via radio con l'I.N.RI.M di Torino (Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica, già
Istituto Elettrotecnico Nazionale “Galileo Ferraris”) ed è protetto contro la manomissione della
sincronizzazione mediante misure fisiche e logiche, nel pieno rispetto delle norme di legge.
1.1.6 Firma digitale con dispositivo HSM
84
Al buon esito del processo di conservazione, il Responsabile della Conservazione InfoCert appone la
propria firma digitale sul file di chiusura lotto mediante un sistema di firma automatica erogato dalla CA
InfoCert, che si avvale di un dispositivo crittografico ad altre prestazioni HSM.
1.1.7 Supporti di conservazione
Ai fini della conservazione i documenti vengono raggruppati in lotti e ciascun lotto è corredato da un file
indice (file di chiusura lotto) che contiene gli hash dei documenti appartenenti al lotto.
L'apposizione della firma digitale del RdC e della marca temporale sul file di chiusura lotto attestano la
conservazione la conservazione del lotto.
I lotti prodotti vengono archiviati mediante procedure e sistemi che consentono la memorizzazione
permanente in più copie e l'immodificabilità di quanto memorizzato.
Inoltre, possono essere prodotte ulteriori copie di back-up su supporti ottici rimovibili, stoccati da
InfoCert o inviati al Cliente su espressa richiesta.
1.1.8 Posta Elettronica Certificata
Il servizio LegalDoc si avvale del servizio PEC di InfoCert: in sede di attivazione del servizio, è stata
definita per il Cliente una casella di posta certificata tramite la quale richiedere attività di supporto e inviare
messaggi in genere alla casella di amministrazione assistenza.legaldoc@legalmail.it.
5.5 Controlli
I processi del servizio di conservazione sostituiva LegalDoc sono fortemente automatizzati; i sistemi di
erogazione sono dotati di molteplici funzioni di controllo in grado di rilevare e segnalare eventuali anomalie
in essere o potenziali.
I controlli effettuati possono essere distinti secondo le seguenti tipologie:
controlli di processo;
controlli periodici.
1.1.9 Controlli di processo
I controlli di processo sono i controlli che hanno luogo durante l'elaborazione dei documenti soggetti al
processo di conservazione.
LegalDoc è un processo complesso che movimenta una consistente mole di dati, dei quali è necessario
garantire costantemente l'integrità e la coerenza: per questo motivo sono attivati numerosi controlli
automatici, che richiedono l'intervento del RdC solo al verificarsi di eventuali eventi anomali non gestibili in
modo automatico.
Oltre a questi, le procedure di gestione del sistema prevedono un elenco di controlli manuali effettuati
direttamente dal Responsabile della Conservazione o da un suo delegato.
85
1.1.10 Controlli periodici
In InfoCert è attiva una struttura appositamente preposta alla supervisione e controllo della gestione dei
problemi e del rispetto dei livelli di servizio per tutte le applicazioni.
La struttura si avvale di un gruppo di lavoro trasversale all'azienda e utilizza strumentazioni di varia
natura per la raccolta di dati relativi al funzionamento dei servizi. Il gruppo si riunisce periodicamente per
discutere dei malfunzionamenti registrati nel periodo e delle soluzioni adottate o potenziali per evitare il
ripresentarsi dell'inconveniente
1.1.11 Ispezione del sistema da parte delle autorità competenti
In occasione delle ispezioni del sistema di conservazione da parte delle autorità competenti, gli esiti
delle stesse e gli eventuali rilievi apposti sono registrati su appositi verbali.
Qualora dalle attività di ispezione e controllo emergessero punti critici o aree di miglioramento, è
impegno di InfoCert l’attivazione delle strutture competenti per la tempestiva analisi della situazione e
l’approntamento di tutte le misure necessarie al miglioramento del sistema e/o delle performance.
1.1.12 Incident management
InfoCert è impegnata nel continuo affinamento e aggiornamento del sistema di conservazione
documentale, al fine di inpiduare previamente ogni potenziale causa di incidente e provvedere alla sua
rimozione, scongiurando il blocco del sistema o il danneggiamento dei file in esso contenuti.
I fornitori dei sistemi tecnologici utilizzati forniscono ad InfoCert tutte le opportune assicurazioni, rese
per iscritto, contro il rischio di perdita dei documenti conservati.
Qualora si verificassero incidenti di sistema o di processo, le operazioni di ripristino della funzionalità
seguono le procedure definite e documentate; per ogni incidente con impatti sul rispetto della normativa, è
redatto un apposito verbale secondo la procedura definita.
Il Responsabile della Conservazione mantiene il verbale degli incidenti e delle contromisure attuate, che
pengono oggetto di opportuni incontri di miglioramento.
86
6 Le tipologie documentali
6.1 Protocollo (provvedimenti: deliberazioni, decreti,
determinazioni, autorizzazioni, concessioni, ordinanze)
Tutti gli atti e provvedimenti soggetti a registrazione particolare prima, e alla registrazione di protocollo
poi, vengono firmati digitalmente (allegati compresi) ed inviati in conservazione.
La deliberazione è un atto giuridico imputato a un collegio (consiglio, giunta), con il quale sono adottati
gli atti di indirizzo politico-amministrativo.
Il decreto è un atto imputato ad un organo monocratico (presidente della Provincia, presidente del
consiglio).
Per determinazione si intende invece l’atto amministrativo di competenza dei dirigenti che viene
pubblicato all'albo dell'ente.
Autorizzazioni, concessioni, ordinanze, sono atti di competenza del dirigente.
Tipologia di documento Provvedimenti (deliberazioni, decreti, determinazioni,
autorizzazioni, concessioni, ordinanze)
Natura del documento Documento elettronico
Conservabile in modalità Si
elettronica
Data di decorrenza del I documenti vengono inviati al sistema di conservazione sostitutiva a
processo di conservazione seguito del prelevamento ad opera del connettore da un’area conpisa
elettronica sul sistema di gestione documentale
6.2 Allegati
Tipologia di documento Allegati
Natura del documento Documento elettronico
Conservabile in modalità Si
elettronica
Data di decorrenza del I documenti vengono inviati al sistema di conservazione sostitutiva
processo di conservazione contestualmente al provvedimento cui sono allegati, tramite prelevamento
elettronica ad opera del connettore da un’area conpisa dal sistema di gestione
documentale
1.1.13 Fasi del processo
I provvedimenti (deliberazioni, decreti, determinazioni, autorizzazioni, concessioni, ordinanze) e loro allegati seguono il
medesimo iter, per cui le fasi sono le stesse per tutte queste tipologie documentali.
87
Soggetti Afferenza /
Fase / Attività Descrizione
incaricati Applicativi
Utenti Provincia di Viene redatto il testo dell’atto,
Redazione AGSDE
Vicenza in formato elettronico
L’atto viene approvato
Approvazione/Sottoscri Organo competente AGSDE/Firma dall’organo/dirigente competente, che
zione Provincia di Vicenza digitale provvede all’apposizione della propria
firma digitale sul documento.
L'atto, completo di tutti gli allegati,
viene trasferito dal sw di gestione
AGSDE/BRIDGE/
Trasferimento Provincia di Vicenza provvedimenti AGSDE al sw di
DOCWAY
gestione documentale DOCWAY
tramite il sw di connessione BRIDGE
Si provvede alla registrazione dell’atto
Registrazione Provincia di Vicenza DOCWAY
utilizzando le funzionalità del sistema
Il sistema di gestione documentale
Conpisione e dispone gli atti su un’area conpisa
indicizzazione dei Provincia di Vicenza DOCWAY per il prelevamento ad opera del
documenti connettore, indicizzati secondo le
specifiche dettate dalla Provincia
I documenti sono prelevati dall’area
Prelevamento dei
Provincia di Vicenza DOCWAY conpisa del gestore documentale in
documenti
uso dalla Provincia di Vicenza
Il sistema invia il documento in
conservazione, richiedendo che il
Invio in processo si concluda a riempimento
InfoCert Legaldoc Folders
conservazione dei lotti.
È possibile richiedere la chiusura
forzata del lotto
Il sistema di conservazione LegalDoc
eroga il processo di conservazione dei
Completamento documenti secondo quanto dettagliato
del processo di InfoCert LegalDoc al capitolo 7.
conservazione LegalDoc restituisce al sistema di
protocollo il Token univoco del
documento.
Custodia La custodia dei supporti è demandata
dei supporti InfoCert LegalDoc ad InfoCert come da accordi
contrattuali
88
7 Il processo di conservazione
Il processo di conservazione attuato da InfoCert prevede l'utilizzo di persi strumenti e l'intervento di
soggetti che concorrono a rendere l'erogazione del servizio affidabile e rispondente ai requisiti richiesti
dalla legge.
Ai fini del trattamento dei documenti destinati alla conservazione, il servizio si pide in due categorie di
processi:
processi di front-end;
processi di back-end.
7.1 Processi di front-end
I processi di front-end sono erogati in modalità batch dal sistema LegalDoc Folders, e sono finalizzati a
mettere in comunicazione i sistemi gestionali del Cliente con i servizi di LegalDoc e sono richiamati in modalità
on-line.
Per ciascuno dei servizi indicati di seguito si eseguono opportuni controlli di autenticazione del soggetto
chiamante e di correttezza e accettabilità delle richieste:
invio di un documento informatico o di un documento analogico opportunamente digitalizzato in conservazione
sostitutiva;
rettifica o cancellazione per via telematica di un documento già conservato in modalità sostitutiva;
esibizione di un documento direttamente dal sistema LegalDoc;
elaborazione ed invio della richiesta di chiusura forzata del lotto;
ottenimento per via telematica delle informazioni sullo stato di un documento o di un lotto.
7.2 Processi di back-end
I processi di back-end sono eseguiti dal sistema LegalDoc in modalità differita e sono i processi che, a
partire dai documenti prelevati sistema LegalDoc Folders sull’area conpisa del gestore documentale della
Provincia di Vicenza, implementano la conservazione sostitutiva in conformità alle regole tecniche
contenute nella deliberazione CNIPA 11/04.
Il processo di conservazione si sudpide in due macro fasi:
elaborazione del singolo documento: in questa fase viene analizzato il singolo documento, che viene
assegnato a un lotto di documenti. Il documento viene corredato da un file di controllo, firmato digitalmente dal
Responsabile della Conservazione, contenente informazioni sensibili ai fini della conservazione (indice del
documento, impronte dei file che lo costituiscono, classificazione anagrafica dei firmatari, lotto di
appartenenza);
elaborazione e chiusura del lotto: quando si raggiungono le condizioni per la chiusura del lotto, questo viene
corredato da un file di chiusura lotto contenente informazioni sensibili ai fini della conservazione (identificativo
univoco del lotto – tokenlotto –, criteri di omogeneità, hash del file di controllo). Al file di chiusura lotto viene
apposta la firma digitale del Responsabile della Conservazione e la marca temporale; infine, l'insieme di
documenti appartenenti al lotto, corredati dai rispettivi file di controllo e dal file di chiusura lotto, viene
memorizzato nei supporti di conservazione e nelle copie di sicurezza.
89
7.3 Fasi del processo di conservazione: schema generale
1. Formazione del documento
2. Indicizzazione e archiviazione
3. Acquisizione documento e creazione del file con le direttive di conservazione
4. Invio al sistema di conservazione
5. Verifica e accettazione del documento e invio della ricevuta di accettazione dei documenti
6. Inserimento nel lotto e creazione del file di controllo
7. Chiusura del lotto e attestazione di corretto procedimento
8. Memorizzazione, creazione “copia di sicurezza” e chiusura del processo
7.4 Responsabilità del processo di conservazione
Nel processo di conservazione sostitutiva intervengono numerosi soggetti, a differenti livelli e con
perse responsabilità, sintetizzate nella tabella seguente e dettagliate per singola attività.
90
Responsabilità Responsabile
Provincia di LegalDoc
LegalDoc della
Vicenza Folders
Attività Conservazione
1. Formazione del R–E
documento
2. Indicizzazione e R–E
archiviazione
3. Acquisizione documento e V R-E
creazione del file con le
direttive di conservazione
4. Invio al sistema di V R–E
conservazione
5. Verifica e accettazione del E-V
documento e invio della
ricevuta di accettazione dei
documenti
6. Inserimento nel lotto e E R - V* - A
creazione del file di
controllo
7. Chiusura del lotto e E R - V* - A
attestazione di corretto
procedimento
8. Memorizzazione, E R - V* - A
creazione “copia di
sicurezza” e chiusura del
processo
[R-responsabile; E-esegue; V- verifica; A-approva]
(*)Tutte le verifiche in carico al Responsabile della Conservazione sono garantite anche dal servizio di auditing
InfoCert.
7.5 Fasi del processo di conservazione: dettaglio
1.1.14 Formazione del documento
INPUT Documento da generare
Provincia di Vicenza 1.1 La Provincia di Vicenza genera i documenti secondo le procedure
descritte nel capitolo 4
OUTPUT Documento generato
1.1.15 Indicizzazione e archiviazione
91
INPUT Documento da archiviare
Provincia di Vicenza 1.1 Il gestore documentale della Provincia di Vicenza, indicizza i documenti
corredati dei relativi metadati e li rende disponibili su un’area conpisa
per il prelevamento da parte del connettore
OUTPUT Documento indicizzato e archiviato
1.1.16 Acquisizione documento e creazione del file delle direttive
INPUT File delle direttive da predisporre
LegalDoc Folders 2.1 Il sistema LegalDoc Folders acquisisce i documenti informatici conpisi
nel gestore documentale della Provincia di Vicenza e li prepara alla
conservazione
2.2 Il servizio connector esegue le seguenti operazioni:
Predisposizione del file con le direttive di conservazione;
Calcolo delle impronte dei file costituenti il documento;
Inserimento delle impronte nel file delle direttive;
Apposizione della firma elettronica sul file delle direttive;
Costruzione del messaggio contenente i file che costituiscono il
documento
OUTPUT File delle direttive predisposto
1.1.17 Invio al sistema di conservazione
INPUT Documento da inviare a LegalDoc
LegalDoc Folders 3.1 Invoca i servizi di LegalDoc e invia il documento, il file degli indici di
ricerca e la relativa richiesta di conservazione.
OUTPUT Documento inviato a LegalDoc
1.1.18 Verifica, accettazione e invio della ricevuta di accettazione del
documento
INPUT Documento da verificare
LegalDoc 4.2 Acquisizione del documento.
4.3 Sbustamento del messaggio e verifica della firma elettronica apposta sul
file delle direttive di conservazione
4.4 Presa in carico dei file costituenti il documento.
4.5 Esecuzione di una serie di verifiche sulla completezza e sulla correttezza
delle informazioni contenute nel file delle direttive di conservazione.
4.6 Generazione dell'impronta di ogni file del documento.
92
4.7 Confronto dell'impronta generata con la corrispondente inviata dal
Cliente per garantire l'integrità del documento ricevuto.
4.8 Nel caso di esito negativo delle verifiche, il documento viene respinto
con l'indicazione che descrive l'errore intercorso.
In questo caso il flusso termina.
4.9 Generazione del file di ricevuta a partire dal file delle direttive.
4.10 Generazione di un identificativo univoco per il documento (token
LegalDoc) e firma elettronica sul file di ricevuta.
4.11 Invio a del file di ricevuta di presa in carico della richiesta di
conservazione.
LegalDoc Folders 4.12 Riceve il file di ricevuta di presa in carico della richiesta di
conservazione, ne estrae il token LegalDoc e lo memorizza presso i
propri archivi, in associazione con gli indici di ricerca.
OUTPUT Documento verificato
1.1.19 Inserimento nel lotto e creazione del file di controllo
INPUT Documento da conservare
LegalDoc 5.1 Verifica per ogni documento se esiste già un lotto di documenti aperto
che possiede le caratteristiche specificate dal file delle direttive in cui
inserire il documento; in caso contrario si predispone un nuovo lotto.
5.2 Predisposizione del file di controllo del documento contenente l'indice del
documento, le impronte dei file che lo costituiscono, la classificazione
anagrafica del documento, il lotto di appartenenza, gli estremi di
identificazione del Responsabile della Conservazione.
5.3 Apposizione della firma elettronica del Responsabile della
Conservazione sul file di controllo.
5.4 Inserimento del file di controllo e del relativo documento nel lotto di
conservazione.
OUTPUT Documento inserito in un lotto di conservazione
1.1.20 Chiusura del lotto e attestazione di corretto procedimento
INPUT Lotto da chiudere
93
LegalDoc 7.1 Chiusura del lotto dopo il raggiungimento delle condizioni di chiusura
lotto:
raggiungimento della dimensione fisica del supporto disponibile
definita in fase contrattuale;
raggiungimento del numero massimo di documenti per lotto
gestibile dal sistema, fissato in 20.000 documenti;
raggiungimento della data massima di chiusura del lotto.
Il lotto viene chiuso al verificarsi del primo dei precedenti eventi o in
seguito alla ricezione della richiesta di chiusura forzata del lotto inviata
dal Cliente.
7.2 Generazione del file di chiusura lotto e inserimento degli hash dei file di
controllo del documento.
Responsabile della 7.3 Apposizione della firma digitale, necessaria ad attestare il corretto
Conservazione svolgimento del procedimento sul file di chiusura lotto.
7.4 Apposizione della marca temporale sul file di chiusura lotto.
OUTPUT Lotto chiuso
1.1.21 Memorizzazione, creazione copia di sicurezza e chiusura della
conservazione
INPUT Documenti da memorizzare
LegalDoc 8.1 Memorizzazione del lotto su supporto magnetico.
8.2 Creazione della copia di sicurezza.
8.3 Termine della procedura di conservazione.
OUTPUT Documenti conservati
94
8 Procedure di ricerca ed esibizione
Le procedure di esibizione del documento integrate in LegalDoc permettono, a partire dalla funzione di
ricerca in LegalDoc Folders, di estrarre dal sistema un documento di cui sia completata la procedura di
conservazione, utilizzando il token LegalDoc.
L’esibitore è un’applicazione in tecnologia web, che permette ad un utente, precedentemente definito e
in possesso delle debite autorizzazioni e credenziali, di accedere al sistema di conservazione LegalDoc da
una qualsiasi stazione di lavoro (computer), purché collegata in rete e con disponibilità di un browser web.
L’interfaccia è organizzata a schede, ognuna delle quali tratta un aspetto relativo alla conservazione del
documento.
Visualizzando il contenuto di ciascuna scheda penta possibile:
estrarre un documento e visualizzarlo a video
produrre copia cartacea o su altro supporto informatico del documento
estrarre i visualizzatori memorizzati nel sistema di conservazione permettendone l’installazione
sulla stazione dove si sta svolgendo l’esibizione
prendere visione dei file a corredo che qualificano il processo di conservazione attestandone il
corretto svolgimento
verificare la validità delle firme digitali e delle marche temporali apposte nel processo di
conservazione
verificare l’integrità del documento
L'esibizione del documento ottenuto tramite interrogazione al sistema LegalDoc rappresenta
un'esibizione completa, legalmente valida ai sensi del secondo comma dell'articolo 6 della deliberazione
CNIPA 11/04.
Di seguito si descrivono le fasi della procedura di ricerca ed esibizione.
8.1 Procedura di esibizione: schema generale
1. Lista di documenti
2. Richiesta di esibizione da preparare
3. Richiesta di esibizione acquisita
4. Documento ricevuto dal sistema di conservazione
5. Documento esibito
8.2 Procedura di esibizione: dettaglio
1.1.22 Ricerca del documento da esibire
INPUT Lista di documenti
95
Provincia di Vicenza 1.1 Attraverso LegalDoc Folders e utilizzando gli indici archiviati nel proprio
gestore documentale, ricerca il documento da esibire
OUTPUT Token relativo al documento da esibire
1.1.23 Invio della richiesta a LegalDoc
INPUT Richiesta di esibizione da preparare
LegalDoc Folders 2.1
2.2 Creazione del file delle direttive di esibizione, contenente il token LegalDoc
relativo al documento da esibire, e sua sottoscrizione digitale.
2.3 Chiamata al servizio LegalDoc.
OUTPUT Richiesta di esibizione presa in carico da LegalDoc
1.1.24 Ricerca del documento nel sistema ed esibizione
INPUT Richiesta di esibizione acquisita
LegalDoc 3.1 Ricezione della richiesta di esibizione del documento.
3.2 Controllo di corrispondenza tra il token LegalDoc inviato dal Cliente e
quelli dei documenti conservati; effettuazione della copia dei file costituenti
il documento e dei file attestanti il processo di conservazione.
3.3
3.4
OUTPUT Documento passato all’Esibitore
1.1.25 Verifica del documento
INPUT Documento ricevuto dal sistema di conservazione
Esibitore 4.1 Visualizzazione del pacchetto di file ed effettuazione di tutte le verifiche.
OUTPUT Documento esibito
1.1.26 Verifica del documento
INPUT Documento esibito
Esibitore 5.1 Download del documento e memorizzazione dello stesso in locale
OUTPUT Documento salvato
96
8.3 Requisiti software
Per la visualizzazione e la stampa del documento ottenuto con la procedura di esibizione da LegalDoc,
la Provincia di Vicenza utilizza, per ognuno dei file costituenti il documento, il relativo viewer definito da
InfoCert per i formati standard o depositato presso il sistema di conservazione per le altre tipologie di file.
Per la verifica del file di controllo del documento e del file di ricevuta si utilizza il prodotto Dike Pro o un
qualunque software di verifica presente in commercio.
97
9 Modifica dei documenti posti in
conservazione
In caso di modifica dei documenti già posti in conservazione, la Provincia di Vicenza provvede ad emanare ex novo un
documento di rettifica che verrà a sua volta conservato a norma; la riconducibilità del documento modificante a quello
modificato è resa possibile grazie agli indici predisposti dal gestore documentale della Provincia, che ne assicura la
sistematicità e la coerenza.
9.1 La cancellazione di un documento
LegalDoc è configurato in modo da non consentire la cancellazione fisica di quanto conservato: il
servizio di cancellazione consiste nella cancellazione logica del documento dal database.
La cancellazione può essere richiesta solo dal sistema di interfaccia a LegalDoc che ha fatto la richiesta
di invio in conservazione del documento da cancellare.
98
10 Misure di sicurezza
10.1 Provincia di Vicenza
Per le misure di sicurezza nel trattamento dei documenti della Provincia di Vicenza si rimanda al Documento
Programmatico per la Sicurezza da esso predisposto.
10.2 InfoCert
Il sistema LegalDoc è pienamente conforme ai requisiti di sicurezza prescritti dalle norme. Nel seguito
sono descritte le modalità generali tecniche e le infrastrutture che InfoCert utilizza all'interno del proprio
data center di Padova, in quanto fornitore del servizio di conservazione.
1.1.27 Sicurezza fisica
I locali che ospitano il sistema LegalDoc sono in un immobile la cui zona d'ubicazione non presenta
rischi ambientali dovuti alla vicinanza ad installazioni pericolose. Durante la progettazione dello stabile
sono stati presi opportuni accorgimenti per isolare i locali potenzialmente pericolosi, quali quelli contenenti
il gruppo elettrogeno e la centrale termica. Per questi locali sono presenti le apparecchiature e gli accessori
di controllo e di sicurezza previsti dalle norme in vigore. Lo stabile è inoltre sorvegliato da personale
specializzato 24 ore al giorno.
La sala CED è l'area protetta all'interno dello stabile, accessibile mediante utilizzo del badge
autorizzato, dove si trovano i dispositivi hardware e software dei persi sistemi InfoCert.
L'accesso alla sala CED è consentito solamente alle persone autorizzate, ossia quelle con un ruolo
operativo nell'erogazione del servizio e nella gestione dell'infrastruttura.
All'interno della sala CED sono collocate le sale denominate locale CA, accessibili mediante badge
autorizzato e PIN (Personal Identification Number) di accesso. L'accesso ai singoli locali del locale CA
necessita di un ulteriore badge autorizzato.
La sala CED è dotata di telecamere a circuito chiuso, rilevatori combinati microonde e infrarossi,
rilevatori ottici di fumo sul soffitto e nel sottopavimento, avvisatori manuali di allarme, avvisatori ottici
acustici d'allarme per avviso locale, sensori piezodinamici per la rilevazione della rottura dei vetri. Tutte le
porte sono dotate di allarme.
1.1.28 Gruppi di continuità
Tutte le apparecchiature del centro dati di InfoCert a Padova sono collegate alla rete elettrica attraverso
gruppi di continuità che consentono di mantenere l'alimentazione alle apparecchiature in caso di
interruzione dell'energia elettrica da parte del fornitore. In caso di assenza dell'alimentazione per pochi cicli,
intervengono automaticamente delle batterie tampone in grado di mantenere la continuità elettrica. Qualora
l'assenza di alimentazione si protragga per più di pochi secondi, vengono automaticamente avviati dei
gruppi elettrogeni che iniziano a fornire l'alimentazione al gruppo di continuità.
99
1.1.29 Connessione a Internet
Il centro dati di InfoCert è connesso alla rete Internet con due collegamenti ATM separati, entrambi con
velocità massima di 155 Mbit/sec.
Tali collegamenti sono attestati su POP distinti, con percorsi fisici e apparati di interfaccia separati e
completamente ridondati.
InfoCert è impegnata a mantenere tempi di attraversamento rete inferiori a 20 ms tra il proprio Centro
Servizi e i nodi d'interconnessione con i principali provider italiani e internazionali.
1.1.30 Sicurezza delle reti: protezione da intrusioni
I sistemi e le reti di InfoCert sono connessi ad Internet in modo controllato da sistemi firewall che
consentono di sudpidere la connessione in aree a sicurezza progressivamente maggiore: rete Internet,
reti DMZ (DeMilitarized Zone) o Perimetrali, Reti Interne. Tutto il traffico che fluisce tra le varie aree è
sottoposto ad accettazione da parte del firewall, sulla base di un set di regole stabilite.
Le regole definite sui firewall vengono progettate in base a due principi: in primis il “default deny”, ossia
quanto non è espressamente permesso è vietato di default ed è, quindi, consentito solo quanto è
strettamente necessario al corretto funzionamento dell'applicazione. Il secondo principio consiste nel
“defense in depht”, secondo il quale vengono organizzati livelli successivi di difesa, prima a livello di rete,
tramite successive barriere firewall, poi a livello di sistema (hardening).
InfoCert provvede alla gestione e all'implementazione delle regole di sicurezza dei firewall. I sistemi
firewall sono configurati in alta affidabilità (HA), ovvero sono formati da coppie di macchine indipendenti,
collegate tra loro e gestite tramite appositi software in modo che, in caso di guasto di una delle macchine, il
traffico venga dirottato sulla macchina di backup.
100
11 Note conclusive
11.1 Procedure di riversamento
1.1.31 Riversamento diretto
Il primo comma, lettera n., dell'articolo 1 della deliberazione CNIPA 11/2004 definisce il riversamento
diretto come il “processo che trasferisce uno i può documenti conservati da un supporto ottico di
memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica”.
Le norme non pongono particolari obblighi nello svolgimento del processo, che è parte integrante del
servizio.
1.1.32 Riversamento sostitutivo
Qualora fosse necessario, o in presenza di una espressa richiesta della Provincia di Vicenza, il
Responsabile della Conservazione InfoCert provvede al riversamento sostitutivo del contenuto dei supporti,
inteso come il “processo che trasferisce uno o più documenti informatici conservati da un supporto ottico
ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica” (deliberazione CNIPA 11/2004, articolo 1
comma 1 lettera o.).
Alla data di redazione del presente documento non sono riscontrabili motivazioni tecnologiche, legali o
di altra natura che impongano o possano richiedere nei prossimi anni l'effettuazione del riversamento
sostituivo e la conseguente conversione dei documenti conservati in altri con differente rappresentazione
informatica.
I controlli periodici messi in atto dal Responsabile della Conservazione InfoCert permettono di
monitorare costantemente l'evoluzione dei persi scenari di riferimento (tecnologico, normativo...) al fine di
rispondere all'esigenza di riversamento sostitutivo dei documenti conservati non appena questa dovesse
manifestarsi.
Il riversamento sostitutivo verrà effettuato secondo procedure che saranno definite e documentate al
bisogno, in relazione al futuro scenario normativo e tecnologico di riferimento.
11.2 Protezione dei dati personali
Nelle fasi di creazione, digitalizzazione, trattamento e invio in conservazione della documentazione
cartacea e elettronica, la Provincia di Vicenza pone la massima cura nel rispetto delle disposizioni stabilite
dal D.Lgs n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.
Ai sensi dell’articolo 29 Codice, la Provincia di Vicenza ha nominato InfoCert SpA Responsabile dei
trattamenti dei dati necessari all’esecuzione del servizio (allegato 2).
In particolare, anche in considerazione del ruolo di Responsabile della Conservazione ricoperto, i
compiti affidati ad InfoCert SpA attengono a qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati
anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la
conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la selezione, l’estrazione, l’interconnessione, la
comunicazione, la cancellazione e la distruzione di dati.
InfoCert opera quale Responsabile del trattamento applicando le misure di sicurezza in base alle
disposizioni legislative e regolamentari in vigore.
101
L’informativa di cui all’articolo 13 del D.Lgs. 196/2003 per i dati relativi al contratto è resa a lla Provincia
di Vicenza nell’atto di affidamento allegato al materiale contrattuale da questi sottoscritto, ove viene altresì
allo stesso consentito di esprimere il consenso per gli ulteriori trattamenti indicati.
102
12 Allegati
12.1 Documentazione contrattuale di riferimento
Si fornisce di seguito un elenco dei documenti contrattuali a cui il Manuale si riferisce.
I documenti sotto riportati si intendono come riferimenti ufficiali: eventuali discrepanze fra quanto
indicato nel Manuale e quanto presente nei documenti presenti nel seguente elenco si risolvono in favore
di questi ultimi.
[1] Affidamento del procedimento di conservazione sostitutiva – formalizza l'affidamento ad InfoCert del
processo di conservazione, delineandone l'ambito di applicazione;
[2] Richiesta di attivazione con Condizioni Generali di Contratto – regola il rapporto tra InfoCert e Provincia di
Vicenza;
[3] Allegato tecnico al contratto – descrive le modalità di fornitura del servizio e l'infrastruttura utilizzata per la
sua erogazione;
[4] Dichiarazione della Provincia di Vicenza riferita alla conservazione sostitutiva dei documenti formati a
partire dal 01/01/2012 e fino all'attivazione del procedimento di conservazione.
NOTA: Gli allegati suindicati, per motivi di privacy, non vengono riportati nel presente Manuale di Gestione
Documentale.
103
ALLEGATO n. 7
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI
TITOLO CLASSE VOCE DELL’INDICE DEL TITOLARIO
I Presidenza
I 1 Segreteria del presidente
I 2 Comunicazione immagine attività di rappresentanza
I 3 Polizia provinciale
II Istituzionale
II 1 Consiglio – commissioni consiliari - elezioni - referendum
II 2 Giunta
II 3 Segretario generale
II 4 Commissioni varie - comitati - collegi
II 5 Partecipazioni ad enti vari
II 6 Statuto - regolamenti - disposizioni normative
II 7 Affari legali: contratti
II 8 Affari legali: contenzioso
III Logistica
III 1 Applicazione normativa contrattuale
III 2 Gestione fascicoli del personale
III 3 Trattamento economico e previdenziale
III 4 Concorsi - selezioni - incarichi
III 5 Formazione - aggiornamento
III 6 Posta – protocollo – archivio
III 7 Informatica - statistica
III 8 Organizzazione
IV Finanziaria
IV 1 Bilancio di previsione
IV 2 Conto consuntivo
IV 3 Contabilità generale
IV 4 Entrate e uscite tributarie
IV 5 Patrimonio
IV 6 Mutui
IV 7 Investimenti mobiliari
IV 8 Inventari
IV 9 Assicurazioni
IV 10 Economato e provveditorato
IV 11 Locazioni e canoni passivi
IV 12 Locazioni attive
V Tecnologica
V 1 Trasporti: trasporto pubblico
V 2 Trasporti: autoscuole e agenzie pratiche auto
V 3 Trasporti: trasporto in genere
V 4 Viabilità: gestione amministrativa
V 5 Viabilità: concessioni e autorizzazioni
V 6 Viabilità: manutenzione strade provinciali
104
V 7 Viabilità: lavori e opere straordinarie SS.PP.
V 8 Edilizia: gestione amministrativa
V 9 Edilizia: edifici adibiti a servizi prov. scolastici
V 10 Edilizia: edifici adibiti a servizi prov. non scolastici
V 11 Edilizia: edifici non adibiti a servizi provinciali
V 12 Protezione civile
V 13 Sicurezza del lavoro
VI Socioeconomica
VI 1 Cultura e beni culturali
VI 2 Turismo e industria alberghiera
VI 3 Servizi sociali
VI 4 Funzioni in campo economico e del lavoro
VI 5 Pubblica istruzione e formazione in generale
VI 6 Istituti tecnici industriali
VI 7 Istituti tecnici commerciali e/o per geometri
VI 8 Licei
VI 9 Agricoltura e attività produttive
VI 10 Caccia e pesca
VI 11 Azienda agricola sperimentale
VI 12 Istituto genetica Strampelli
VII Territoriale
VII 1 Controllo urbanistico
VII 2 Beni ambientali
VII 3 Attività estrattive
VII 4 Pianificazione territoriale
VII 5 Anagrafe ambientale e catasti
VII 6 Suolo
VII 7 Acqua
VII 8 Aria
VII 9 Tutela ambientale
VII 10 Agro ambientale
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